Drie verbeterpunten voor het purchase-to-pay-proces

De grootste hindernis voor een efficiënt purchase-to-pay proces is een effectieve samenwerking tussen de afdelingen. In plaats van onafhankelijke eilanden in de organisatie zijn de samenwerking van mensen, processen en technologie essentieel voor een adequaat purchase-to-pay proces. Veel bedrijven erkennen niet de mogelijkheden die zo’n gestroomlijnd proces te bieden heeft.

Hoe komt het?

De oorzaak van het probleem ligt aan gefaalde purchase-to-pay-projecten, slechte IT-systemen, inkoop en administratie die niet met elkaar praten en slecht functionerende leveranciersrelaties.

De oplossing ligt echter ook voor de hand. Veel organisaties zijn dan ook in staat om operationele zaken eenvoudig te verbeteren.

Samenwerken

Een van de zorgen van de financiële afdeling de juiste toewijzing van geld. Een inkoper heeft over het algemeen geen kennis over boekhoudkundige regels, maar als hij verkeerde grootboekcodes voor een inkooporder gebruikt dan heeft dat direct impact op de zichtbaarheid van het geld. Daarom wordt inkopers geadviseerd om de collega’s van financiën te betrekken bij het inkoopproces. Samen kunnen ze dan werken aan de juiste handelswijze voor een inkooporder.

Relatiemanagement

De relatie tussen een leverancier en een organisatie kan wel eens stuk lopen. Inkoop kan dan gemakkelijk de schuld geven aan de financiële administratie, maar dat kan uiteindelijk escaleren tot het niveau dat producten niet meer geleverd worden. De echte reden voor te late betalingen is echter complexer en kan verschillende invalshoeken hebben. Het is daarom belangrijk dat de financiële administratie ook een relatie onderhoudt met de leverancier, zodat er gecommuniceerd kan worden over de beweegredenen van de eventueel te late betalingen. Daarmee kan een commercieel fiasco worden voorkomen.

Oplossingsgericht

Goederen die wel ontvangen zijn maar die nog geen factuur hebben is voor de crediteurenadministratie een nachtmerrie. Het is over het algemeen normaal dat goederen eerder binnenkomen dan de factuur, maar als er een gat van enkele maanden ontstaat dan creëert dat een probleem. De financiële administratie moet namelijk geld opzij zetten voor de betaling van deze goederen. Als dit op grote schaal gebeurt dan kan dat impact hebben op de winstgevendheid van een organisatie. Het succesvol managen van dit aspect kan alleen als inkoop en administratie goed samenwerken.

Verbeterpunten

Hierboven zijn slechts een paar voorbeelden waarom de samenwerking tussen inkoop en de crediteurenadministratie belangrijk is om voor een effectief purchase-to-pay-proces.

Het sleutelwoord is samenwerken. Werk samen om inzicht te creëren in de juiste toewijzing van geld, werk samen met de leverancier om begrip te creëren als betalingen niet op tijd zijn en werk samen als goederen wel zijn ontvangen maar nog geen factuur hebben.

Alle artikelen