Acquisitiefraude herkennen en voorkomen

Acquisitiefraude herkennen en voorkomen

Acquisitiefraude is al jaren een groeiend probleem. De individuele schade van deze vorm van fraude is vaak relatief laag, waardoor veel bedrijven tot betaling overgaan zonder het te melden. In 2010 werd de totale schade door acquisitiefraude in Nederland al geschat op 400 miljoen euro. Is het wel te voorkomen? En wat kan je als bedrijf doen?

Op cybercrime na wordt acquisitiefraude het meest gemeld bij de Fraudehelpdesk. In 2017 ging dat om 3.600 meldingen, een groei van 44% ten opzichte van het jaar daarvoor. De oorzaak van die groei is niet eenduidig. De meldingsbereidheid kan gegroeid zijn en tegelijkertijd het aantal frauduleuze praktijken. Desondanks denkt Fleur van Eck, directeur van de Fraudehelpdesk, dat deze meldingen nog maar het absolute topje van de ijsberg is.

Fraudehelpdesk

Wat is acquisitiefraude?

De Fraudehelpdesk definieert acquisitiefraude als volgt: “Bij acquisitiefraude benaderen advertentiebureaus ondernemers voor het plaatsen van met name vermeldingen op websites maar ook van advertenties in bladen of magazines. U krijgt een telefoontje of een spooknota. De fraudeurs gaan zo te werk dat de ondernemer doorgaans ongemerkt en tegen zijn wil akkoord gaat met een nieuw af te sluiten contract.”

Bij acquisitiefraude kan je denken aan nepfacturen, spookcontracten, opgenomen telefoongesprekken waaraan geknutseld is. Bij WorkFlowWise krijgen we van tijd tot tijd ook de nodige nepmails binnen, van de KvK of een bureau waar we zogenaamd onze website domeinen hebben geregistreerd. Het zijn de minder verfijnde varianten, maar door onoplettendheid en de lage bedragen zouden ze zonder goede maatregelen zomaar tussendoor kunnen glippen.

Hoe herken je acquisitiefraude?

De herkenbaarheid van acquisitiefraude is sterk afhankelijk van het medium dat wordt gebruikt en de professionaliteit van de fraudeur. Soms is fraude lastig te bewijzen, wat met name een probleem is bij telefonisch gepleegde fraude waarbij gesprekken maar deels worden opgenomen en achteraf opgeknipt.

Er zijn een aantal vragen die relevant zijn voor iedere vorm van binnenkomende communicatie (e-mail, telefoon, fax, etc.):

  • Is het bedrijf bekend in het financiële systeem?
  • Is er eerder zaken met ze gedaan? Zijn er opmerkingen bij deze partij geplaatst?
  • Is er een bestaand contract? Is dit contract getekend door iemand met tekenbevoegdheid?
  • Om wat voor product of dienst gaat het? Is dat volgens afspraak geleverd en werkt het naar behoren?
  • Wat wordt er op internet over het bedrijf geschreven?
  • Is het aanbod dat wordt gedaan realistisch?

Deze lijst vragen is verre van compleet. Wees vooral alert en laat je niet overhalen door een gesjeesde verkoper.

Tips voor bedrijven om acquisitiefraude te herkennen en voorkomen

Wees niet naïef door te denken dat fraude nooit bij jouw bedrijf kan plaatsvinden. Denk na over de mogelijke consequenties en betrek iedere afdeling bij een plan tegen fraude. Een wereld zonder fraude is echter geen realistisch streven. Els Prins van MKB Nederland heeft onlangs op BNR Radio een aantal tips gegeven met betrekking tot de juridische kant van fraude bestrijden.

Er zijn natuurlijk ook andere controlemaatregelen die het bedrijf kan nemen. Dat kan op verschillende manieren:

  • Digitaliseer de factuurverwerking zodat het archief makkelijk te raadplegen is. Werknemers weten binnen enkele minuten of het om een bedrijf gaat weer eerder zaken mee is gedaan.
  • Zorg voor contractmanagement dat altijd up-to-date is. Door dit ook digitaal te doen is direct inzichtelijk of er een lopend contract is. Daarbij is het van belang dat opmerkingen geplaatst kunnen worden bij leveranciers om ervaringen vast te kunnen leggen.
  • Koppel uitgaven aan budgetten. Dat creëert kostenbewustwording en zorgt ervoor dat budgethouders bewuste keuzes maken. Als dit in real-time digitaal wordt bijgehouden is er ook altijd inzicht in het actuele budget.
  • Doe alleen inkopen bij vertrouwde en vaste leveranciers. Dat creëert structuur en voorkomt inkopen bij onbekende organisaties.
  • Onderwijs het personeel. Dit is eigenlijk het beginpunt en misschien wel het belangrijkst. Verstop het dus niet alleen maar in het personeelshandboek; Maak het bespreekbaar en betrek zoveel mogelijk het hele bedrijf. Leg uit wat de mogelijke consequenties zijn en wees transparant over ervaringen met fraude.

Vanzelfsprekend is ook deze lijst niet compleet, maar door de tips op te volgen is er een sterke fundering tegen fraude.

Kamervragen over fraude

Fraudeurs worden steeds agressiever. Ze dreigen met hoge kosten, langdurige contracten, en deurwaarders. Wat je ook doet om dit tegen te houden, vergeet de fraudeur niet te melden bij de Fraudehelpdesk en eventueel andere instanties. Deze collectieve kennisdeling helpt op termijn andere ondernemers en misschien worden er uiteindelijk zelfs kamervragen over de fraudeur gesteld in een poging ze voor altijd te stoppen.

 

Alle artikelen