Van regeldruk naar regelrustig, het geheim van kostenbesparing (Deel 2)

orige week hebben we gekeken naar effectievere procedures en de waarde van centraal beschikbare informatie. In deze blog wordt er ingezoomd op het versimpelen van factuurverwerking en de waardevolle, geheime kostenbesparing binnen de organisatie.

Lagere factuurfrequentie zorgt voor lagere werkdruk

De frequentie van facturen bepaalt de ervaren werkdruk. Het klinkt misschien logisch, toch zijn organisaties zich er volgens KPMG niet altijd van bewust dat de factuurfrequentie zo’n impact kan hebben.

Neem als voorbeeld Bedrijf A, dat per jaar 500 bestellingen plaatst bij Bedrijf B. Door niet meer iedere bestelling direct te factureren maar wekelijks, kan de ervaren werkdruk met 90% gereduceerd worden. Dat resulteert in een enorme tijdwinst voor beide bedrijven.

Bij periodieke betalingen – zoals huur of lease – zijn andere oplossingen mogelijk. Bij contracten is niet altijd goed vastgelegd bij welke afdeling deze behoren. Dit kan bijvoorbeeld lastig zijn wanneer een contract jaarlijks betaald dient te worden en de desbetreffende contractmanager inmiddels niet meer bij de organisatie werkzaam is. Ook is het bij contracten een tijdverspilling om iedere maand opnieuw een handtekening op de factuur te zetten.

Dit soort issues kan ondervangen worden door de informatie duidelijk vast te leggen en contractmanagement te automatiseren. De bijkomende voordelen zijn legio: centraal overzicht van lopende contracten, geautomatiseerd betalen en notificaties zodra een contract verlengd moet worden.

De meest logische kostenbesparing binnen de organisatie

De ervaring van een groeiende werkdruk drukt letterlijk op de prestaties van de werknemers. Dat kost geld en loopt op termijn alleen maar op als er niks aan gedaan wordt. Uit recent onderzoek is gebleken dat het handmatig verwerken van een factuur minimaal € 20 kost.

Dat kan een pijnlijke realisatie zijn. Iedereen kan vrij snel uitrekenen hoeveel er bespaard kan worden wanneer het ontvangen, controleren, boeken en rondsturen ter goedkeuring geautomatiseerd wordt.

Alleen al door verminderde regeldruk verwacht de Nederlandse overheid dat ondernemers vanaf dit jaar € 2,5 miljard gaan besparen. En die besparing gaat enkel over regelvermindering met betrekking tot overheidszaken, zoals belastingen en inspecties.

Kijk ook eens in de spiegel

Bedrijven kunnen zelf ook aan introspectie doen en eens goed kijken naar mogelijke verbeteringen. Mocht factuurverwerking of contractmanagement er onderdeel van zijn, dan is WorkFlowWise te allen tijde beschikbaar voor advies.

 

Alle artikelen