Hoe je slimmer inkoopt met purchase-to-pay software

Hoe je slimmer inkoopt met purchase-to-pay software.

Wij zijn van mening dat slimmer inkopen begint met het efficiënter maken van de operationele inkoop. Hoe je inkoop efficiënter maakt? Met purchase-to-pay software natuurlijk. In dit artikel vertellen we je hoe dat zit.

1. Bepaal de spelregels voor inkoop

Eén van de problemen met operationele inkoop is dat de spelregels niet worden nageleefd.

Voor een medewerker is het vaak eenvoudiger om ‘buiten de boekjes’ in te kopen, simpelweg omdat men denkt dat dit sneller is.

Voor de inkoopafdeling is zo’n decentrale manier van inkopen onvoordelig. Afspraken over gunstige leverancierskortingen zijn moeilijk na te leven als medewerkers decentraal inkopen.

Met een purchase-to-pay systeem los je dit probleem op. In een purchase-to-pay systeem kan je namelijk de inkoopkaders vaststellen.

Dat doe je door inkooporders te verplichten. Dat kan op drie verschillende manieren.

  1. Door de webshop van de leverancier te koppelen aan het purchase-to-pay systeem

Het voordeel hiervan is dat de inkoopafdeling de regie houdt over wat medewerkers inkopen bij welke leverancier. Bijvoorbeeld: alle kantoorartikelen bij Manutan en alle printertoners bij 123inkt.nl. De inkoopafdeling schermt af welke medewerker bij welke webshop mag inkopen.

  1. Door een inkoopcatalogus te koppelen aan het purchase-to-pay systeem

Soms is een webshopkoppeling niet mogelijk. Een in Excel opgemaakte inkoopcatalogus biedt dan een uitkomst. De inkoopafdeling kan standaard artikelgroepen in de Excel zetten en dit bestand uploaden. Bij het aanmaken van een inkooporder gebruikt de medewerker de inkoopcatalogus om een keuze te maken.

  1. Door vrije tekstaanvraag te verplichten in een purchase-to-pay systeem

Mocht er geen koppeling met een webshop en geen inkoopcatalogus zijn, dan is er altijd nog de vrije tekstaanvraag. Met zo’n aanvraag kan een medewerker aangeven wat hij of zij in wil kopen.

2. Borg de goedkeuring van de inkoop

Na het registreren van de inkoopaanvraag is het tijd voor goedkeuring. Ieder bedrijf heeft voor goedkeuring haar eigen ‘spelregels’.

Bij bedrijf A is goedkeuring pas nodig bij inkopen vanaf 100 euro. Bij bedrijf B is goedkeuring al nodig voor inkopen onder de 50 euro. Een simpel voorbeeld, maar je snapt de bedoeling.

Ieder inkoopproces is anders. Goede purchase-to-pay software houdt daar rekening mee. Bijvoorbeeld door een workflowfunctie te hebben waardoor het proces is in te richten naar hoe het bedrijf werkt.

Alles goedgekeurd? Mooi. Dan kan de bestelling gedaan worden.

3. Koppel de inkoop aan een factuur en aan een contract

Na de inkoop komt de factuur. Het koppelen van de factuur aan de inkoopaanvraag geeft een bedrijf het beste zicht op de uitgaven. Door die koppeling kun je namelijk spendrapportages maken, waarmee je precies kunt zien hoeveel er wordt uitgegeven aan welke leverancier.

Dit is natuurlijk erg handig voor het beoordelen van een leverancier.

Wil je nog een stap verder dan kun je zelfs contracten koppelen aan inkoop en factuur. Zo ontstaat er een ‘three way match’. Het voordeel daarvan is dat het purchase-to-pay proces nog efficiënter is. Het meeste werk gaat dan namelijk automatisch, omdat het bij een volledige match automatisch het termijnbedrag uit de factuur haalt. Goedkeuring is daardoor niet meer nodig. Dit werkt goed voor facturen van huisvesting of voor facturen met andere statische terugkerende kosten.

4. Maak handige spendrapportages

Door de inkoop vast te leggen in één systeem ontstaat er een brei aan data waar je als inkoper veel van kan leren. Je krijgt grip op de uitgaven.

Zo kun je bijvoorbeeld zien hoeveel er per leverancier is gekocht. Voor bedrijven met veel leveranciers kan zo’n overzicht laten zien of je bij een leverancier misschien meer geld uitgeeft dan nodig. Zo’n overzicht kan ook de basis zijn voor nieuwe onderhandelingen over het contract. Ontzettend handig dus.

5. De cloud is betaalbaarder

Tot een paar jaar geleden was purchase-to-pay automatisering alleen nog maar weggelegd voor grote bedrijven die een flinke zak met geld hadden.

Maar dankzij de cloud is purchase-to-pay software steeds betaalbaarder. Het gunstige van de cloud is dat het werkt met een abonnementsmodel. Je betaalt eigenlijk alleen voor wat je gebruikt. Ander voordeel is dat je zelf geen IT’ers in dienst hoeft te hebben om de software te beheren. Die verantwoordelijkheid ligt bij de leverancier, die er ook nog eens voor zorgt dat je altijd up-to-date bent met je versie.

Dus zelfs met het inkopen van een purchase-to-pay systeem kun je dus besparen ;)

Er valt veel te winnen door slimmer in te kopen

Door slim in te kopen kan een organisatie veel winnen. Purchase-to-pay software helpt met slimmer inkopen. Hoe? Door de spelregels vast te leggen, goedkeuring te borgen, facturen en contracten te koppelen aan inkoop en door handige spendrapportages te maken. En dat het dankzij de cloud steeds betaalbaarder wordt, is een gegeven.

Aan de slag met purchase-to-pay automatisering?

Neem dan een keer contact met ons op. We kunnen je van alles vertellen over de voordelen van purchase-to-pay automatisering voor uw organisatie.

Alle artikelen