Wat is automatische factuurverwerking?
Het automatiseren van je factuurverwerking lijkt eenvoudig uit te leggen, maar wat komt hier nou werkelijk bij kijken? Welke stappen worden er genomen tussen het moment dat de factuur binnenkomt en uiteindelijk betaald wordt? In deze blog nemen we een kijkje in dit proces.
Het automatische factuurverwerkingsproces valt grofweg in 4 stappen op te delen. De factuur komt binnen in het systeem, vervolgens wordt er gezocht naar de overeenkomstige post, dan volgt de goedkeuring en afsluitend wordt de factuur doorgestuurd naar het ERP-systeem/financiële systeem om betaald te worden.
In jargon hebben we het over:
- Capture
- Match
- Approve
- Post&Pay
CAPTURE
Dit gaat over het binnenkomen van de factuur. Dit kan op verschillende manieren:
- per briefpost; dan dient het ingescand te worden
- per eMail: PDFs worden dan direct ingelezen
- electronische facturen
MATCH
In deze stap worden de binnengekomen facturen vergeleken met de openstaande inkooporders, rekeningen of contracten. Dit gaat zo ver als wanneer een binnengekomen factuur matcht met een inkooporder en een ontvangstbewijs, men spreekt over een ‘three-way match’. In dit geval kan een factuur automatisch goedgekeurd worden en direct naar het ERP/financiële-systeem gestuurd worden voor betaling. Wanneer dit proces zo loopt heb je het over ‘touchless processing’ – er komt niemand aan te pas!
Wanneer een van de punten niet overeenkomt kun je zogenaamde toleranties instellen waarbij je aangeeft dat bijvoorbeeld een bepaald percentage kunnen afwijken. En wanneer er een te grote discrepantie is, dan pas wordt de inkoper betrokken in het proces waardoor er enkel persoonlijke aandacht behoeft in geval van uitzonderingen en wordt niet elke factuur handmatig gecontroleerd.
APPROVAL
Het doel van automatische factuurverwerking is om facturen naar een ‘OK-to-pay’ status te krijgen op een zo efficiënte en effectieve manier. Er wordt dus zoveel mogelijk gestreefd naar zoveel mogelijk touchless processes. Voor de uitzonderingen komen de goed-te-keuren facturen in werklijsten voor de diverse gebruikers. Denk hierbij bijvoorbeeld aan budgethouders. Dit vindt dan plaats op zo’n manier dat enkel de juiste gebruikers de desbetreffende facturen te zien krijgen.
POST&PAY
Als eenmaal de factuur goedgekeurd is (automatisch ofwel bij een uitzondering manueel) wordt deze doorgestuurd naar het ERP/financiële systeem. Automatische factuurverwerking zorgt er op dit moment voor dat er nog een laatste check volgt. Zaken als: Klopt het bankrekeningnummer? Is het bedrag hetzelfde? Of bijvoorbeeld is deze factuur al betaald?
En daar ben je dan. In vogelvlucht door de 4 stappen van factuurverwerking heen gelopen.
Natuurlijk valt hier veel meer over te lezen. Kijk daarom eens in ons kenniscentrum naar de whitepapers:
- Automate your accounts payable with
robotic accounting and OCR-as-a-Service (Engels) - Project factuurverwerking
Door het automatiseren van ons P2P-proces is de doorlooptijd van facturen met wel 80% verkort en raken facturen ook nooit meer zoek.– Dennis Snel, Foster Gamko, Assistent Controller & IT Project manager
