Wat is dat eigenlijk, procurement? (Video)

Video

 

 

Het inkoopbeleid geeft structuur aan inkoop

Procurement is meer dan het operationeel regelen van de inkoop. Organisaties die procurement goed inzetten kunnen daadwerkelijk waarde toevoegen in zowel interne- als externe processen. Het gaat over beïnvloeden en onderhandelen, waarbij je als inkoper de relatie opbouwt met belangrijke stakeholders en leveranciers.

Als inkoper moet je daarbij rekening houden met de organisatorische wensen van de onderneming (‘Welke goederen en diensten zijn er nodig?’) en de belangen van leveranciers. Belangrijkste factor voor is om kostenefficiënt in te kopen zonder kwaliteitsverlies. Daarvoor moet je onderhandelen en contracten afsluiten met klanten.

Waarom is procurement van toegevoegde waarde?

Strategisch nadenken over het inkoopbeleid zorgt ervoor dat er niet wordt ingekocht op basis van onderbuikgevoelens, maar dat er daadwerkelijk wordt nagedacht voordat de aankoop wordt gedaan. In veel gevallen zijn er al contracten afgesloten, waarmee afspraken (bijvoorbeeld over kortingen) zijn gemaakt met leveranciers. Dit worden dan de zogenoemde ‘preferred suppliers’; leveranciers waar iedereen in de organisatie zijn of haar aankopen moet doen.

Zulke afspraken zorgen ervoor dat ‘Maverick buying’, het lukraak inkopen van spullen door de budgethouders, wordt voorkomen. Maverick buying zorgt namelijk verspilling van financiële middelen, en dat wil geen enkele organisatie.

Alleen al door contracten met ‘preferred suppliers’ af te sluiten heeft een inkoper al grote, toegevoegde waarde in het succes van de organisatie. Maar hij of zij kan nog een stap verder gaan.

Hoe kan software helpen met extra toegevoegde waarde?

Het managen van die contracten kan een gedoe zijn. Als inkoper heb je al snel te maken met honderden contracten per jaar, die tevens alle honderd gemanaged moeten worden. Je kunt je voorstellen dat zoiets een arbeidsintensieve bezigheid is.

Gelukkig kan software daarbij helpen. Software kan steeds eenvoudiger integreren met verschillende administratieve processen.

Zo is het vaak mogelijk om met procurementsoftware te managen op het gebied van budgetbewaking, digitaal inkopen en contract- en document management. Vaak zijn deze processen dusdanig met elkaar geïntegreerd dat men bij het digitaal aankopen van goederen of diensten (bij een preferred supplier), ook direct kan zien hoeveel budget er na de aanbesteding overblijft. Wel zo handig.

Op die manier wordt inkopen nog strategischer dan het al is, waarmee de afdeling inkoop nog meer van toegevoegde waarde kan zijn. Investeren in inkoopmanagement software loont.

Alle artikelen