Wat is procurement?

Procurement doelstellingen

De belangrijkste doelstelling van procurement is om op de lange termijn te borgen dat de goederen en diensten die het bedrijf nodig heeft op het juiste moment worden geleverd tegen de beste voorwaarden.

Om dit doel te realiseren streven procurement organisaties naar constante kostenoptimalisatie en kostenvermindering. Daarnaast is er focus op de kwaliteit van levering door kwaliteitscontrole, en er wordt gewerkt aan leverzekerheid door een flexibele supply chain te realiseren waarbij leveranciers toelevering van elkaar kunnen overnemen bij problemen.

Op dit moment spelen actuele trends – zoals kunstmatige intelligentie en duurzaamheid – een grote rol in het realiseren van deze doelstellingen.

Door te borgen dat de benodigde goederen en diensten op het juiste moment, tegen de juiste voorwaarden worden geleverd, draagt de procurement organisatie bij aan de stabiliteit van de organisatie en de concurrentiepositie in de markt.

Strategisch, tactisch en operationeel procurement

Binnen inkoop kan er een verschil gemaakt worden tussen strategische, tactische en operationele inkoop processen en taken. Strategisch procurement vertaald de bedrijfsvisie naar een inkoopstrategie en procedure. Tactisch procurement borgt de selectie van de juiste leveranciers. En operationeel procurement gaat over het daadwerkelijk bestellen en betalen van goederen en diensten op de meest effectieve en efficiënte manier. .

Strategisch procurement (van visie tot strategie)

In dit gedeelte van inkoop gaat het om het definiëren van een inkoopstrategie en policy op basis van de strategie van de organisatie. Op basis van drie (deel)gebieden; het leveranciers-, materiaal- en innovatiemanagement, worden strategieën en doelstellingen bepaald. Deze moeten op lange termijn bijdragen aan het behalen van de inkoop-KPI’s en daarmee de targets die het bedrijf stelt.

Typische taken binnen strategisch procurement:

• • Het vaststellen van een procurement policy (gecentraliseerd of gedecentraliseerd procurement)
  • Marktonderzoek en/of marktanalyse
  • Het analyseren, evalueren en kiezen van leveranciers
  • Contractonderhandelingen, bijvoorbeeld het afkaderen van randvoorwaarden
  • Professionalisering van de procurement functie door verbeterprojecten uit te voeren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan procesoptimalisatie en de invoer van software voor ondersteuning van het inkoopproces.

Het voornaamste doel van het strategische procurement proces is om op een duurzame manier de efficiency van inkoop te verbeteren door middel van een van te voren vastgestelde strategie en lange termijn doelstellingen.

Tactisch procurement (source-to-contract S2C)

Het tactische procurement proces bestaat uit het vaststellen van de behoeftes binnen de organisatie. Deze behoeftes communiceren naar potentiële leveranciers via aanbestedingen en veilingen. En uiteindelijk het afsluiten van contracten. Binnen een professionele tactische inkooporganisatie bepaalt de categorie (wat er ingekocht wordt) de uitvraag die wordt gedaan aan de markt. Verder zijn er gestandaardiseerde templates per categorie beschikbaar zodat uitvragen snel, kwalitatief en gestandaardiseerd met de markt gedeeld worden. Gedurende dit proces worden er acties ondernomen die ervoor moeten zorgen dat de aanbestedingsdoelen op middellange termijn worden behaald.

Typische taken binnen tactisch procurement zijn;

• • Definiëren van requirements;
  • Opstellen van aanbestedingen, RFX’s en veilingen om aanbiedingen van leveranciers op een gestandaardiseerde manier op te halen;
  • Leverancierkwalificatie, classificatie en on-boarding;

Het voornaamste doel van het tactische purchasingproces is het verbeteren van de inkoopeffectiviteit door het succesvol afronden van bovengenoemde acties om op die manier bij te dragen aan het behalen van de middellange procurement doelstellingen.

Operationeel procurement (Purchase to Pay / P2P)

Dit proces begint wanneer er een behoefte is binnen de organisatie en houdt alle processen in vanaf het plaatsen van een inkoopverzoek door de aanvrager tot het betalen van de factuur aan de leverancier. Anders dan bij het strategische en tactische proces kunnen een aantal stappen al reeds door de aanvrager worden voldaan, omdat hij kan putten uit de afspraken die zijn gemaakt in het tactische proces.

Waar dient operationeel procurement voor:

• • Het vaststellen van benodigdheden en de planning van bestelhoeveelheden
  • Selectie van de juiste leverancier om op dat moment te bestellen
  • Eenvoudig bestellen bij door inkoop geselecteerde prefferred suppliers, middels een vrije aanvraag of vanuit een artikel catalogus;
  • Het monitoren van bestellingen
  • Het voltooien van inkooporderprocessen, waaronder het betalen van facturen (in samenwerking met de finance) aan leveranciers
  • Het afstemmen van de logistiek die hierbij komt kijken

Het primaire doel van operationele procurement processen is het effectief afhandelen van terugkomende inkoopprocessen om te kunnen besparen op de proceskosten.