Navigeer naar een Spend Management functionaliteit:

Krijg centraal inzicht in alle (af)lopende contracten. Ontvang als contracteigenaar een taak in de werklijst bij verlenging. Bestel vanuit een mantelcontract en boek periodieke facturen op contract.

Registreren een contract in GO-Spend.
01

Registreer en autoriseer contracten

Registreer alle belangrijke gegevens van de contracten. Denk bijvoorbeeld aan contractomschrijving, contractsoort, contractmanager, leverancier, bedrag, start- en einddatum en een signaaldatum.

Laat contracten eerst goedkeuren voordat ze worden afgesloten. In Spend Management is in te stellen dat het contract na registratie automatisch naar de juiste persoon gaat voor goedkeuring. Zo wordt er nooit een contract getekend waarvan dat niet de bedoeling was.

02

Ontvang een melding als een contract bijna afloopt

Geef bij registratie een signaaldatum aan. Op deze datum ontvangt de contractmanager een notificatie via e-mail en een taak in de werklijst zodat hij of zij kan bepalen wat er met het contract moet gebeuren: verlengen, opnieuw onderhandelen of opzeggen. Vanuit Spend Management kunnen contractbrieven gegenereerd worden om een contract te verlengen of beëindigen.

Naast reminders wanneer contracten worden verlengd is het ook mogelijk om contracten systematisch te beoordelen. Een contracteigenaar of budgethouder wordt binnen het systeem verzocht om het contract eerst te beoordelen voordat er wordt besloten om het contract te verlengen of te beëindigen.

Bestellen vanuit een mantelcontract.
03

Bestel vanuit contracten en boek terugkerende facturen op contract

Koppel mantelcontracten voor inkooptypen aan de bestelmogelijkheid in Spend Management. Zo voorkom je ongestructureerde inkopen bij verschillende leveranciers, onvoordelige inkoopvoorwaarden en inkopen buiten het contract om.

Boek terugkerende facturen op contract

Codeer de terugkerende factuur niet meer handmatig maar neem de codering en betalingsconditie automatisch mee uit het contract. Bij een volledige match van de factuur met het termijnbedrag en de contractafspraken, is handmatige goedkeuring niet meer nodig. Daarnaast is te zien hoeveel facturen er op dat specifieke contract zijn geboekt.

Uitgelichte functies contract management

Een contractvernieuwing taak in de werklijst.

Melding bij vernieuwing

De verantwoordelijke gebruiker krijgt op tijd een melding voor het vernieuwen van een contract.

Contract brieven

Vanuit de software kunnen contractbrieven worden gegenereerd om contracten te verlengen of te beëindigen.

Een inkoop aanmaken vanuit een mantelovereenkomst.

Koppel en PO aan contract

Bij het aanmkaen van een inkooporder kan worden aangegeven dat de condities uit een contract van toepassing zijn.

Voorwaarden uit contract

De voorwaarden uit het contract worden toegepast op de inkooporder en de spend binnen het contract is eenvoudig inzichtelijk.

Een factuur matchen met een contract.

Factuur match met contract

Match een factuur met het bijbehorende contract en de contracttermijn

Direct goedgekeurd

Het contract is vooraf goedgekeurd. Wanneer de factuur overeenkomt met het contract kan deze direct betaalbaar gesteld worden.

Meer dan 200 organisaties gebruiken Spend Management om grip en controle te krijgen op hun uitgaven

01

Selecteer de functionaliteiten waar je meer over wilt weten.

    Spend Management functies

    Eén geautomatiseerd purchase-to-pay systeem voor financials en inkopers.

    Gebruik alle functies of alleen degene die jij nodig hebt.

    arrow icon
    WorkFlowWise Spend Management - Factuurverwerking

    Factuurverwerking

    Bespaar tijd en verhoog de nauwkeurigheid met automatisering van taken. Koppel facturen automatisch aan leveringen, inkooporders en contracten.

    WorkFlowWise Spend Management - Contractmanagement

    Contractmanagement

    Krijg centraal inzicht in alle (af)lopende contracten. Ontvang als contracteigenaar een taak in de werklijst bij verlenging. Bestel vanuit een mantelcontract en boek periodieke facturen op contract.

    WorkFlowWise Spend Management - Digitaal inkopen

    Digitaal inkopen

    Geeft structuur aan het interne inkooproces en borg dat er voor iedere aankoop aan wordt voldaan. Krijg de uitgaven inzichtelijk en borg dat er bij de vaste leveranciers wordt ingekocht

    WorkFlowWise Spend Management - Medewerker declaraties

    Medewerker declaraties

    Vereenvoudig de goedkeuring en het beheer van claims. Goedgekeurde declaratierapporten worden automatisch geëxporteerd naar het financiële systeem voor terugbetaling aan de werknemer.

    WorkFlowWise Spend Management - Workflow automatisering

    Workflow automatisering

    Verander backoffice lasten in effectieve bedrijfsprocessen met een cloudgebaseerde workflowoplossing.

    Koppel met jouw systemen

    Bekijk alle koppelingen
    WorkFlowWise Spend Management - Sdu
    Maarten Ruijs - SDU Uitgevers
    "Nu ook de naleving van contracten via Spend Management transparant is, wordt het eenvoudiger ze goed te monitoren."
    Lees het verhaal Vraag een demo aan