Navigeer naar een GO-Spend functionaliteit:

Geeft structuur aan het interne inkooproces en borg middels controles in het workflow proces dat er voor iedere aankoop aan wordt voldaan. Krijg de uitgaven inzichtelijk middels spendrapportages en borg dat er bij de vaste leveranciers wordt ingekocht.

Een inkooporder aanmaken.
01

Maak inkooporders aan vanuit gekoppelde webshops en gehoste catalogi

Maak inkooporders eenvoudig aan via een webshopkoppeling, een geïmporteerde catalogus (vanuit Excel) of een vrije inkoopaanvraag. Is een artikelgroep te standaardiseren? Dan hoeft de inkoopafdeling zich niet meer te bemoeien met operationeel inkopen maar kan het de focus leggen op het behalen van inkoopvoordelen. Na het indienen gaat de aanvraag automatisch naar de juiste persoon voor goedkeuring.

Koppel met de webshop

Houd als inkoopafdeling de regie door te bepalen welk assortiment bij welke leverancier wordt ingekocht. Met de webshopkoppeling is het mogelijk om gestandaardiseerde artikelgroepen te koppelen aan de leverancier die de voorkeur heeft. Bijvoorbeeld: alle kantoorartikelen bestellen in 1 webshop waar een contract mee is afgesloten.

Geïmporteerde catalogus via Excel

Is een webshopkoppeling niet mogelijk? Dan kun je ook een artikelbestand inlezen vanuit Excel. Ook dan heeft de inkoopafdeling geen omkijken naar het operationeel inkopen, want iedere (bevoegde) medewerker bestelt gewoon vanuit die catalogus.

02

Vrije tekst aanvragen

Een ongestructuurde inkoopaanvraag komt nog vaak genoeg voor. In GO-Spend kun je in elk geval het proces van deze aanvragen standaardiseren. Met een vrije inkoopaanvraag kan een bevoegde medewerker aangeven wat hij of zij wenst aan te schaffen. De medewerker vult een omschrijving van het product in, geeft aan wat het kost, op welke kostenplaats het geboekt kan worden, hoeveel hij ervan nodig heeft en kan een eventuele opmerking achterlaten. Deze vrije aanvragen worden aangevuld door materiedeskundigen voordat ze naar de budgethouders gaan voor goedkeuring.

Een inkooporder uitsturen vanuit GO-Spend.
03

Goedkeuren, bestellen en spend rapportages

Na het indienen gaat de aanvraag automatisch naar de juiste persoon voor goed- of afkeuring. Gebruikt de organisatie ook de budgetbewakingfunctie van GO-Spend? Dan is te zien wat de impact op het budget is na het goedkeuren van de aanvraag.

De aanvraag wordt automatisch naar de leverancier gestuurd als deze wordt goedgekeurd bij de webshopkoppeling of catalogus. Bij vrije inkoopaanvragen kan de aanvrager een PDF-bestelbon genereren die direct vanuit GO-Spend naar de leverancier te mailen is.

Spendrapportages

Met een spendrapportage zie je in één overzicht wat je uitgeeft, hoeveel dat is en bij welke leveranciers je het uitgeeft. Als inkoper betekent dat: centraal inzien wat het resultaat is van decentraal inkopen. Je kunt zien of er bepaalde artikelgroepen zijn om verdere volumekortingen of andere verbeteringen door te voeren.

04

Inkoop door de hele organisatie heen

Het effect van digitaal inkopen is dat de hele organisatie in staat is om de spullen te kopen die ze nodig hebben, zonder dat de inkoopafdeling veel tijd kwijt is aan het operationeel bestellen. De inkoopafdeling heeft wel centraal inzicht en daardoor ook zekerheid dat de inkoopprocedures worden gevolgd. Maar omdat inkoop niet meer direct betrokken is bij de operationele inkoop, is er meer tijd beschikbaar voor tactische en strategische inkoop.

Uitgelichte functies digitaal inkopen

Kiezen uit welke categorie er ingekocht wordt.

Inkooptype

De gebruiker bepaalt wat hij gaat kopen via een inkooptype.

Verloop inkoopproces

Het inkooptype bepaalt het verloop van het inkoopproces. Het bepaalt o.a. of er wordt ingekocht bij een vaste leverancier, of er een webshop koppeling is voor deze categorie of een catalogus binnen de software.

Een gekoppelde webshop via OCI.

OCI-koppeling

Door een OCI-koppeling op te zetten kan de gebruiker gemakkelijk via de webshop van de leverancier shoppen.

Overzetten order

het winkelwagentje wordt vanuit de webshop overgenomen naar 20/20 Xspend voor goedkeuring en daarna plaatsing van de bestelling.

Controles op basis van de inkoop procedure.

Ondersteuning inkooppolicy

De geldende inkooppolicy kan eenvoudig in 20/20 Xspend worden ondersteund. Bijvoorbeeld dat er boven een bepaald bedrag 3 offertes aangevraagd dienen te worden.

Functionele meldingen

Wanneer er niet is voldaan aan de interne inkooppolicy wordt hier een functionele melding van gegeven

Meer dan 200 organisaties gebruiken GO-Spend om grip en controle te krijgen op hun uitgaven

01

Selecteer de functionaliteiten waar je meer over wilt weten.

    GO-Spend functies

    Eén geautomatiseerd purchase-to-pay systeem voor financials en inkopers.

    Gebruik alle functies of alleen degene die jij nodig hebt.

    arrow icon
    rss-big.svg

    Budgetbewaking

    Vergroot de kostenbewustwording in de organisatie door de budgetruimte bij goedkeuring van aankopen te tonen. Realiseer op ieder gewenst moment inzicht in het actuele budget.

    rss-big.svg

    Contract management

    Krijg centraal inzicht in alle (af)lopende contracten. Ontvang als contracteigenaar een taak in de werklijst bij verlenging. Bestel vanuit een mantelcontract en boek periodieke facturen op contract.

    rss-big.svg

    Digitaal inkopen

    Geeft structuur aan het interne inkooproces en borg dat er voor iedere aankoop aan wordt voldaan. Krijg de uitgaven inzichtelijk en borg dat er bij de vaste leveranciers wordt ingekocht

    rss-big.svg

    Factuurverwerking

    Bespaar tijd en geld door tijdsintensieve handelingen te automatiseren.Laat factuur gegevens aflezen door OCR-as-a-Service. Bied facturen automatisch aan bij de juiste collega voor goedkeuring.

    rss-big.svg

    Factuurmatching

    Boek meer facturen in minder tijd door te matchen met de factuurrobot. Papieren en digitale facturen worden door de factuurrobot automatisch gematcht met de orders, ontvangsten en contracten.

    Koppel met jouw systemen

    Bekijk alle koppelingen
    Sfeer image ThyssenKrupp
    Roel Schellekens - ThyssenKrupp Veerhaven
    "Om maximale grip te hebben op de verschillende inkoopstromen, zijn wij in zee gegaan met WorkFlowWise."
    Lees het verhaal Vraag een demo aan