Navigeer naar een GO-Spend functionaliteit:

Boek meer facturen in minder tijd. Stel marges in om de kleine verschillen zelfstandig door de robot te laten afwerken. Medewerkers beoordelen en corrigeren alleen de facturen met grote afwijkingen.

De structuur van een xml factuur.
01

Robotic Accounting met GO-Spend

Beperk het met de hand verwerken van facturen tot een minimum. De robot, een slim algoritme, neemt het boeken en matchen van facturen over. Laat hem het werk doen en papieren en elektronische facturen matchen met contracten, inkooporders en ontvangsten.

De robot heeft data nodig om aan de slag te kunnen. Hij behaalt de beste resultaten met e-facturen, omdat dit al digitale data is. Robotic Accounting werkt ook met papieren en PDF facturen. Middels OCR-as-a-Service worden deze voor jou uitgelezen.

Op basis van de beschikbare data, zoekt de robot naar een match van de factuur met een ontvangstbewijs, contract of inkooporder. Of hij boekt de factuur op basis van een vaste boeking voor de leverancier.

De robot controleert de factuur vervolgens op verschillen. Bij een afwijking plaatst de robot het document in een werklijst van de verantwoordelijke medewerker ter beoordeling en correctie. Als hij geen mismatch vindt, verwerkt de robot het document automatisch zonder menselijke inmenging.

Leer meer over e-facturering en OCR-as-a-Service op onze Factuur Verwerking pagina.

 

02

De robot doorloopt de volgende logische stappen:

1. Match de factuur met een geregistreerde ontvangst.

Allereerst gebruikt de robot het inkoopnummer om de bijbehorende ontvangstbevestiging op te zoeken. Hij vergelijkt de prijs op de factuur met de prijs op de inkooporder en het aantal op de factuur met het aantal uit de onvangst. Als hij een mismatch vindt, ziet de robot waar het verschil zit en wat dit heeft veroorzaakt. Mismatches kunnen ontstaan door verschillen in prijs, het bestelde aantal versus het geleverde aantal of extra kosten die niet bij de inkooporder waren voorzien.

2. Match de factuur met een contract.

Vervolgens gebruikt de robot unieke aanknopingspunten tussen de factuur en het contract om de waarden te matchen. Het kan gaan om iedere soort aankoop, waaronder een autolease contract. In dit geval kan het contractnummer ook het kenteken van de auto zijn. Als dit kenteken in het contract staat, neemt de robot het vaste leasebedrag over en controleert of het factuurbedrag correspondeert met het contract.

03

3. Match de factuur met een inkooporder.

De match met ontvangst van goederen kan niet automatisch plaatsvinden zonder een ontvangstbewijs. Als de robot geen ontvangstbewijs of contract vindt, zoekt hij naar een inkooporder die match met de factuur. Vervolgens biedt de robot de inkooporder aan bij de verantwoordelijke medewerker, om te controleren of de leverancier de goederen of diensten heeft geleverd.

4. Boek de factuur op basis van een boekingsvoorstel.

Als de robot de factuur niet kan matchen op basis van alle voorgaande zoekfuncties, dan checkt hij als laatste of er geregistreerde boekingsvoorstellen zijn voor de leverancier die de factuur heeft verzonden.

Een boekingsvoorstel is een set van vooraf gedefinieerde regels voor boekingsfacturen. Bijvoorbeeld, 20% van alle mobiele telefoonabonnementen van leverancier X moeten worden geboekt op de Sales & Marketing kostenplaats en de rest op de Consultancy kostenplaats. Op deze manier hoeven medewerkers alleen die facturen te boeken, die de robot niet zelf kan verwerken.

Als de robot de factuur niet kan matchen of boeken aan de hand van een boekingsvoorstel, stuurt hij de factuur terug naar de werklijst van de financiële administratie. De medewerkers voegen dan zelf de nodige data toe om de factuur alsnog te kunnen boeken.

04

Behandel mismatches en verwerk kleine afwijkingen automatisch door marges in te stellen

Als de robot een mismatch vindt tussen een factuur en een corresponderende inkooporder of contract, biedt hij deze ter beoordeling aan bij de verantwoordelijke medewerker. Een gekleurde lijn toont de verschillen. De oorzaak van de mismatch is eveneens te zien (aantal, prijs of extra kosten). De medewerker beslist wat er vervolgens gebeurt: het factuurbedrag goedkeuren of reclameren bij de leverancier.

Soms kost het uitzoeken van een mismatch meer tijd dan het besparingen oplevert. GO-Spend kan je zo inrichten, dat de robot kleine verschillen automatisch goedkeurt. De geaccepteerde marges kunnen een percentage, een vast bedrag of een combinatie van beiden zijn. Bijvoorbeeld, je accepteert een verschil van 2% in het factuurbedrag met een maximum van 50 euro (of dollars of andere valuta-eenheid).

De robot boekt een complete match en kleine verschillen binnen de ingestelde marges direct in het ERP-systeem.

Uitgelichte functies factuurmatching

Factuur staat bij de robot.

Automatisch verwerking

De robot gaat in volgorde op zoek naar gegevens om de factuur te verwerken; 1. ontvangst, 2. contract, 3. order en 4. boekingsvoorstel.

Factuur staat bij de robot

De factuur staat voor behandeling bij de "robot".

De robot heeft de factuur gematcht.

Factuur matchen

Op basis van het order of contractnummer wordt de factuur gematcht.

Volledige match

De groene regels laten zien dat de factuur regels overeenkomen met de order of contractregels.

In rood wordt getoond dat er een mismatch is vastgesteld.

Automatisch doorgestuurd

Na matching en boeking door de robot, wordt de factuur aangeboden aan de juiste persoon voor beoordeling obv de autorisatie inrichting. Mismatches gaan naar de indiener van de order of het contract.

Volledige match

Bij een volledige match tussen order en contract kan er in de inrichting gekozen worden om zonder verdere controle de factuur direct betaalbaar te stellen. De controle heeft immers plaatsgevonden door de match.

Meer dan 200 organisaties gebruiken GO-Spend om grip en controle te krijgen op hun uitgaven

01

Selecteer de functionaliteiten waar je meer over wilt weten.

    GO-Spend functies

    Eén geautomatiseerd purchase-to-pay systeem voor financials en inkopers.

    Gebruik alle functies of alleen degene die jij nodig hebt.

    arrow icon
    rss-big.svg

    Budgetbewaking

    Vergroot de kostenbewustwording in de organisatie door de budgetruimte bij goedkeuring van aankopen te tonen. Realiseer op ieder gewenst moment inzicht in het actuele budget.

    rss-big.svg

    Contract management

    Krijg centraal inzicht in alle (af)lopende contracten. Ontvang als contracteigenaar een taak in de werklijst bij verlenging. Bestel vanuit een mantelcontract en boek periodieke facturen op contract.

    rss-big.svg

    Digitaal inkopen

    Geeft structuur aan het interne inkooproces en borg dat er voor iedere aankoop aan wordt voldaan. Krijg de uitgaven inzichtelijk en borg dat er bij de vaste leveranciers wordt ingekocht

    rss-big.svg

    Factuurverwerking

    Bespaar tijd en geld door tijdsintensieve handelingen te automatiseren.Laat factuur gegevens aflezen door OCR-as-a-Service. Bied facturen automatisch aan bij de juiste collega voor goedkeuring.

    rss-big.svg

    Factuurmatching

    Boek meer facturen in minder tijd door te matchen met de factuurrobot. Papieren en digitale facturen worden door de factuurrobot automatisch gematcht met de orders, ontvangsten en contracten.

    Koppel met jouw systemen

    Bekijk alle koppelingen
    demo-pic-6.png
    Michael Watson - Hilton Food Group
    "Door GO-Spend is het papierwerk verdwenen en zijn de onnodige handelingen geëlimineerd, facturen raken niet meer kwijt en er is optimaal inzicht in de status van een factuur."
    Lees het verhaal Vraag een demo aan