Navigeer naar een Spend Management functionaliteit:

Creëer waarde met inkopen door facturen te verwerken met robotic accounting en OCR-as-a-Service. Boek facturen sneller en nauwkeuriger met geautomatiseerde matching. Het team kan zich concentreren op wat belangrijk is: het verhogen van de ROI van inkoop.

01

Robotic accounting met factuurverwerking

Minimaliseer handmatige verwerking van factuurgegevens met de robot. Een slim algoritme dat tijdrovende, repetitieve taken overneemt. Het koppelt automatisch papieren of elektronische facturen aan contracten, inkooporders en leveringen.

De robot heeft gegevens nodig om te werken. Het behaalt de beste resultaten met e-facturen, omdat dit al elektronisch gegevens zijn. Maar Robotic Accounting werkt ook met papieren en pdf-facturen. OCR-as-a-Service leest ze in en verwerkt zelfstandig de data.

Op basis van de beschikbare gegevens zoekt de factuurrobot naar een match van de factuur met een ontvangst, contract of inkooporder. Of het boekt de factuur op basis van een gedefinieerde boekingsfout voor de leverancier.

De robot controleert vervolgens de factuur op afwijkingen. Bij een verkeerde combinatie plaatst de robot het document in de werklijst van de verantwoordelijke ter beoordeling en correctie. Als het geen verkeerde combinatie vindt, verwerkt de robot het document automatisch zonder menselijke interactie.

02

Ontvang zoveel mogelijk e-facturen

WorkFlowWise Factuurverwerking helpt de organisatie om zoveel mogelijk facturen in e-factuurformaat te ontvangen. Zodra de organisatie is toegevoegd aan de e-factuurhub nodigen wij de leveranciers uit om e-facturen te gaan sturen.

De vele varianten van e-facturen vormen een uitdaging voor organisaties die ermee werken. Alleen al voor XML bestaan er meer dan 50. De WorkFlowWise e-factuurhub lost het probleem op.

Deze hub is een soort sociaal netwerk voor het uitwisselen van elektronische facturen. Afzender en ontvanger zijn beide lid van het netwerk. De e-factuurhub zet alle geleverde bestandsindelingen om in één gemeenschappelijk formaat dat Factuurverwerking begrijpt.

Door zoveel mogelijk leveranciers aan te sluiten op de e-factuur hub, kunnen facturen efficiënt worden verwerkt. Wij verbinden gratis nieuwe leveranciers met de hub en zij maken geen kosten met het toesturen van e-facturen.

image-33
03

Herken factuurgegevens met OCR-as-a-Service

Voor de facturen die nog op papier of als pdf binnenkomen bieden wij OCR-as-a-Service. Wij vinden dat onze klanten geen tijd en energie hoeven te besteden aan het optimaliseren van de factuurherkenning, dit bieden wij aan als een service.

WorkFlowWise Spend Management heeft een e-mail integratie om pdf-facturen te importeren die via e-mail binnenkomen. De OCR-as-a-Service herkent gegevens op kop- en regelniveaus en gebruikt deze data om de factuur te matchen of te coderen.

Wij monitoren wekelijks het herkenningspercentage en op dit moment behalen wij meer dan 90% herkenning. Met OCR-as-a-Service geniet je van optimale herkenning met een lage prijs per factuur.

04

Boek en match facturen automatisch met de factuurrobot

De applicatie verwerkt de data van OCR-as-a-Service en e-facturen op een slimme manier. Het matcht een factuur met de gerelateerde inkooporder, contract of aankoopbewijs. Het verwerkt facturen op basis van een gedefinieerde boeking van de leverancier, zodra deze facturen niet gerelateerd zijn aan een contract of aankoopbewijs.

Tijdens de implementatie maak je een lijst van de boekingsstandaarden per leverancier, inclusief de mogelijkheid om naar meerdere regels te distribueren.

De factuurrobot volgt zijn logica in deze volgorde:
  • Koppel de factuur aan een aangetekend ontvangstbewijs.
  • Koppel de factuur aan een contract.
  • Koppel de factuur aan een inkooporder.
  • Plaats de factuur op een boekingsvoorstel.
  • Stuur de factuur terug naar de workflow voor handmatige verwerking.
mockup-ipad.png
05

Stuur facturen automatisch ter goedkeuring

WorkFlowWise Spend Management stuurt facturen automatisch naar de juiste medewerkers ter goedkeuring, op basis van de goedkeuringsmatrix die jij opstelt tijdens de implementatie.

De goedkeuringsmatrix maakt een lijst van alle gebruikers, hun goedkeuringslimieten en entiteiten (kostenplaats, grootboekrekening, leverancier of project) waarvoor zij de facturen mogen goedkeuren. Degene die goedkeurt ontvangt een bericht per e-mail en in de werklijst met vermelding dat de factuur gereed is voor goedkeuring.

mockup-ipad.png
06

Extra veiligheid en grip met de betaalcontrole en het digitaal archief.

Spend Management voltooit een betalingscontrole aan het einde van de workflow. Het verifieert de betalingsadvieslijst van het ERP-systeem met de facturen in Spend Management. Deze automatische controle verifieert de bankrekening, de goedkeuringen en het bedrag. Het zoekt ook naar dubbele betaling, allemaal om mogelijke fouten te voorkomen.

  • Vind facturen snel en gemakkelijk in het digitale archief.
  • Bekijk wie de factuur heeft verzonden, wie deze heeft goedgekeurd en wat de status ervan is.
  • Facturen gaan nooit verloren en er is altijd overzicht.
  • Bereik extra veiligheid met de betalingscheque.

Uitgelichte functies digitale factuurverwerking

Factuurgegevens aflezen met OCR-as-a-Service.

OCR-as-a-Service

Deze functionaliteit herkent de details van een factuur. Het coderen en boeken van facturen is simpel en zonder handmatige handelingen

Automatisch boekingsvoorstel

De administratie hoeft het voorstel slechts goed te keuren of te corrigeren.

Facturen terugzoeken in het digitaal archief.

Vind facturen

Zoek facturen eenvoudig op in het digitale archief.

Beschikbare informatie

Opmerkingen, audit-trail, visuele facturen en bijlages.

De betaaladvieslijst controleren met de facturen in GO-Spend.

Vergelijk de betaaladvieslijst

De app vergelijkt de voorgestelde betaling in het financiële systeem (het betalingsadvies) met de factuurgegevens.

Uitvoering

De app controleert het bedrag, de bankrekening en de goedkeuringen voordat de definitieve betaling plaatsvindt.

Meer dan 200 organisaties gebruiken Spend Management om grip en controle te krijgen op hun uitgaven

01

Selecteer de functionaliteiten waar je meer over wilt weten.

    Spend Management functies

    Eén geautomatiseerd purchase-to-pay systeem voor financials en inkopers.

    Gebruik alle functies of alleen degene die jij nodig hebt.

    arrow icon
    WorkFlowWise Spend Management - Factuurverwerking

    Factuurverwerking

    Bespaar tijd en verhoog de nauwkeurigheid met automatisering van taken. Koppel facturen automatisch aan leveringen, inkooporders en contracten.

    WorkFlowWise Spend Management - Contractmanagement

    Contractmanagement

    Krijg centraal inzicht in alle (af)lopende contracten. Ontvang als contracteigenaar een taak in de werklijst bij verlenging. Bestel vanuit een mantelcontract en boek periodieke facturen op contract.

    WorkFlowWise Spend Management - Digitaal Inkopen

    Digitaal inkopen

    Geeft structuur aan het interne inkooproces en borg dat er voor iedere aankoop aan wordt voldaan. Krijg de uitgaven inzichtelijk en borg dat er bij de vaste leveranciers wordt ingekocht

    WorkFlowWise Spend Management - Medewerker declaraties

    Medewerker declaraties

    Vereenvoudig de goedkeuring en het beheer van claims. Goedgekeurde declaratierapporten worden automatisch geëxporteerd naar het financiële systeem voor terugbetaling aan de werknemer.

    WorkFlowWise Spend Management - Workflow automatisering

    Workflow automatisering

    Verander backoffice lasten in effectieve bedrijfsprocessen met een cloudgebaseerde workflowoplossing.

    Koppel met jouw systemen

    Bekijk alle koppelingen
    Sfeert WTH Vloerverwaring
    Dennis van Oostenrijk - WTH Vloerverwarming
    "Facturen slingerden overal, na de invoering van GO-Spend zijn ze volledig traceerbaar. Door het digitale archief hebben we meteen inzicht. De procedures zijn helder en de medewerkers zijn zich veel meer bewust geworden van de status van facturen."
    Lees het verhaal Vraag een demo aan