Navigeer naar een GO-Spend functionaliteit:

Gebruik OCR-as-a-service om factuurinformatie te scannen en lezen. Laat onze factuurrobot de aankoopfacturen automatisch boeken. Stuur facturen naar de juiste medewerkers ter goedkeuring met de ingebouwde goedkeuringsmatrix.

01

Ontvang zoveel mogelijk e-facturen

Met GO-Spend helpen wij jouw organisatie zoveel mogelijk facturen als e-factuur te ontvangen. We voegen je toe aan onze e-factuurhub en nodigen jouw leveranciers uit om e-facturen naar jou te sturen.

Voor facturen op papier en in pdf-formaat bieden wij OCR-as-a-Service.

Ontvang facturen in verschillende formaten

De vele variaties van e-facturen zijn een uitdaging voor organisaties die hiermee werken. Alleen XML kent er al meer dan 50. De GO-Spend e-factuur hub lost dit probleem op.

De e-factuur hub is een soort van sociaal netwerk om elektronische facturen uit te wisselen. De zender en ontvanger – jouw leverancier en jij – zijn beiden lid van het netwerk. De e-factuur hub converteert alle bestandsformaten die jouw leveranciers aanleveren in een standaard formaat dat GO-Spend kan verwerken.

We koppelen zoveel mogelijk van jouw leveranciers aan de e-factuur hub, zodat jij facturen efficiënt kunt verwerken. We koppelen nieuwe leveranciers aan zonder betaling en zij maken geen kosten voor het versturen van e-facturen naar jou.

02

Herken factuurgegevens met OCR-as-a-Service

Voor de facturen die nog op papier of als pdf binnenkomen bieden wij OCR-as-a-Service. Wij vinden dat onze klanten geen tijd en energie hoeven te besteden aan het optimaliseren van de factuurherkenning, dit bieden wij aan als een service.

GO-Spend heeft een e-mail integratie om pdf-facturen te importeren die via e-mail binnenkomen. De OCR-as-a-Service herkent gegevens op kop- en regelniveaus en gebruikt deze data om de factuur te matchen of te coderen.

Wij monitoren wekelijks het herkenningspercentage en op dit moment behalen wij meer dan 90% herkenning. Met OCR-as-a-Service geniet je van optimale herkenning met een lage prijs per factuur.

Automatisch aanvullen van leveranciersgegevens

OCR-as-a-Service verzorgt een auto-update van de stamgegevens van jouw leveranciers. Wanneer de app nieuwe leveranciers gegevens op een factuur vindt, zal het een voorstel doen om de nieuwe data toe te voegen aan de leveranciers database. Dit bespaart de administratie tijd. Zij hoeven alleen de voorgestelde leveranciersdata te checken.

GO-Spend ondersteunt ook functiescheiding. Een medewerker kan of de stamgegevens van de leverancier updaten, of de aanpassingen die collega’s hebben gemaakt goedkeuren. Dit voorkomt ongewenste veranderingen in de stamgegevens van de leverancier.

03

Boek en match facturen automatisch met de factuurrobot

De applicatie verwerkt de data van OCR-as-a-Service en e-facturen op een slimme manier. Het matcht een factuur met de gerelateerde inkooporder, contract of aankoopbewijs. Het verwerkt facturen op basis van een gedefinieerde boeking van de leverancier, zodra deze facturen niet gerelateerd zijn aan een contract of aankoopbewijs.

Tijdens de implementatie maak je een lijst van de boekingsstandaarden per leverancier, inclusief de mogelijkheid om naar meerdere regels te distribueren.

Lees meer over de factuurrobot onder Factuurmatching.

Stuur facturen automatisch ter goedkeuring                 

GO-Spend stuurt facturen automatisch naar de juiste medewerkers ter goedkeuring, op basis van de goedkeuringsmatrix die jij opstelt tijdens de implementatie.

De goedkeuringsmatrix maakt een lijst van alle gebruikers, hun goedkeuringslimieten en entiteiten (kostenplaats, grootboekrekening, leverancier of project) waarvoor zij de facturen mogen goedkeuren. Degene die goedkeurt ontvangt een bericht per e-mail en in de werklijst met vermelding dat de factuur gereed is voor goedkeuring.

04

Keur facturen goed met de mobiele app (iOS, Android)

Met de mobiele app optie kan je facturen goedkeuren waar je ook bent. Makkelijk voor onderweg.

Houd facturen bij met een digitaal archief

Vind facturen snel en eenvoudig in het digitale archief. Zie wie de factuur heeft verzonden, wie deze heeft goedgekeurd en wat de status ervan is.

Facturen raken niet meer kwijt en je hebt altijd een overzicht.

Realiseer extra veiligheid met de betaalcontrole 

GO-Spend voltooit een betaalcontrole aan het einde van de workflow. Het controleert de betaaladvieslijst uit het financieel systeem met die van de facturen in GO-Spend. Deze automatische check controleert de bankrekening, de goedkeuringen en het bedrag. Het kijkt ook naar dubbele betalingen, alles om een mogelijke vergissing te voorkomen.

Uitgelichte functies digitale factuurverwerking

Factuurgegevens aflezen met OCR-as-a-Service.

OCR-as-a-Service

deze functionaliteit herkent de details van een factuur. Het coderen en boeken van facturen is simpel en zonder handmatige handelingen

Boekingsvoorstel

Op basis van de gescande en gelezen data op de factuur maakt de app een coderingsvoorstel. Jouw administratie hoeft het voorstel slechts goed te keuren of te corrigeren.

Facturen terugzoeken in het digitaal archief.

Vind facturen

Zoek facturen eenvoudig op in het digitale archief.

Beschikbare informatie

De beschikbare informatie is inclusief opmerkingen, audit-trail, factuurafbeeldingen en bijlages.

De betaaladvieslijst controleren met de facturen in GO-Spend.

Vergelijk de betaaladvieslijst

Na de definitieve goedkeuring vergelijkt de app de voorgestelde betaling in het financiële systeem (het betalingsadvies) met de factuurinformatie.

De controle bestaat uit:

1. GO-Spend de factuur herkent; 2. Het bedrag juist is; 3. De bankrekening matcht; 4. De factuur alle benodigde goedkeuringen heeft; 5. Er geen dubbele betalingen zijn.

Meer dan 200 organisaties gebruiken GO-Spend om grip en controle te krijgen op hun uitgaven

01

Selecteer de functionaliteiten waar je meer over wilt weten.

    GO-Spend functies

    Eén geautomatiseerd purchase-to-pay systeem voor financials en inkopers.

    Gebruik alle functies of alleen degene die jij nodig hebt.

    arrow icon
    rss-big.svg

    Budgetbewaking

    Vergroot de kostenbewustwording in de organisatie door de budgetruimte bij goedkeuring van aankopen te tonen. Realiseer op ieder gewenst moment inzicht in het actuele budget.

    rss-big.svg

    Contract management

    Krijg centraal inzicht in alle (af)lopende contracten. Ontvang als contracteigenaar een taak in de werklijst bij verlenging. Bestel vanuit een mantelcontract en boek periodieke facturen op contract.

    rss-big.svg

    Digitaal inkopen

    Geeft structuur aan het interne inkooproces en borg dat er voor iedere aankoop aan wordt voldaan. Krijg de uitgaven inzichtelijk en borg dat er bij de vaste leveranciers wordt ingekocht

    rss-big.svg

    Factuurverwerking

    Bespaar tijd en geld door tijdsintensieve handelingen te automatiseren.Laat factuur gegevens aflezen door OCR-as-a-Service. Bied facturen automatisch aan bij de juiste collega voor goedkeuring.

    rss-big.svg

    Factuurmatching

    Boek meer facturen in minder tijd door te matchen met de factuurrobot. Papieren en digitale facturen worden door de factuurrobot automatisch gematcht met de orders, ontvangsten en contracten.

    Koppel met jouw systemen

    Bekijk alle koppelingen
    Sfeert WTH Vloerverwaring
    Dennis van Oostenrijk - WTH Vloerverwarming
    "Facturen slingerden overal, na de invoering van GO-Spend zijn ze volledig traceerbaar. Door het digitale archief hebben we meteen inzicht. De procedures zijn helder en de medewerkers zijn zich veel meer bewust geworden van de status van facturen."
    Lees het verhaal Vraag een demo aan