Bedrijf

Gamko is een wereldwijde speler in het produceren van professionele koelingen voor de horeca, catering-, recreatiebedrijven en andere instellingen met horecafaciliteiten.

www.gamko.com/nl-nl

Sector

Productie

Contact

Dennis Snel

Dennis Snel

Assistent controller

FTE

145 fte

De uitdaging

Het handmatige proces voor de verwerking en controle van inkomende facturen was een tijdrovende klus.

De oplossing

Door het automatiseren van het purchase-to-pay proces is de doorlooptijd van facturen korter en raken facturen nooit meer zoek. Ook is de factuurstatus altijd helder dankzij het digitale archief.

Integratie met MS Dynamics NAV.

Gebruikte app: GO-Spend

Krijg grip en controle op de bedrijfsuitgaven met GO-Spend. De purchase-to-pay applicatie voor financieel en inkoop professionals.

De voordelen

Reference case Gamko BV

In 2012 kreeg Dennis Snel, assistent controller en IT project manager bij Gamko, een presentatie over de voordelen van purchase-to-pay-automatisering. Dennis Snel:

“Op dat moment werden we ons bewust van onze latente behoefte om dit proces beter te stroomlijnen. Ons handmatige proces voor de verwerking en controle van inkomende facturen was een tijdrovende klus.”

Sinds mei 2014 is Gamko live met GO-Spend voor factuurverwerking. Gamko is een toonaangevend producent en leverancier van professionele koelingen voor de horeca en is marktleider in Nederland. Tevens levert Gamko over de gehele wereld; het vliegveld van Dubai is hierbij een bijzondere plaats.

Sinds het gebruik van GO-Spend is het proces bij Gamko efficiënter en transparanter. Het uitzoekwerk bij wie een factuur ter autorisatie ligt is verleden tijd. Door de geautomatiseerde workflow is de status van een factuur direct inzichtelijk.

“Wij weten nu precies bij wie een factuur in behandeling is. Facturen worden in drie uur tijd ingeboekt, goedgekeurd en betaalbaar gesteld. Wij zijn in staat om in één dag tijd alle handelingen te verrichten die vroeger meer dan vier weken kostten”, zegt Snel. Hierbij moet natuurlijk wel aan alle voorwaarden voldaan worden.

"We hebben gekozen voor een specialistische oplossing en werken nu slimmer"

“De eerste stap in onze projectaanpak was om het eigen proces goed te definiëren. Elke stap in het proces werd uitgedrukt in keiharde euro’s en mogelijke besparingen,” vertelt Snel, “Daarnaast is gekeken naar de eisen vanuit de wet- en regelgeving en de overheid. De leveranciers zijn getoetst aan deze criteria. WorkFlowWise was de meest passende leverancier.

“Een van de pluspunten van deze oplossing is de 3-weg matching met orders en ontvangsten uit MS Dynamics NAV. Dit elimineert de handmatige acties om facturen te matchen met orders en ontvangsten.

“Tot de pluspunten horen ook de vergaande mogelijkheden tot functiescheiding en authenticatie van de juiste goedkeurder via een pincode. Dit alles maakt ons proces accountant-proof.”

Snel vertelt verder dat de look & feel van GO-Spend als eenvoudig en duidelijk werd ontvangen door de gebruikers.

“Het gebruiksgemak voor de eindgebruiker was ook een belangrijk criterium tijdens de selectieronde. GO-Spend gebruikt duidelijke knoppen en een eenvoudige userinterface. We wisten dat onze medewerkers makkelijk met dit systeem konden gaan werken.

“GO-Spend helpt ons om onze voorbeeldfunctie binnen de groep te behouden”

Met 145 medewerkers in Nederland, Frankrijk en Engeland ziet Snel meer toepassingen voor GO-Spend. Op termijn gaan de buitenlandse vestigingen ook over op GO-Spend, tevens gaat Gamko de functionaliteit voor onkosten declaraties in gebruik nemen.

“De inzet van deze functionaliteit zal zorgen dat het indienen van de onkostendeclaraties door onze buitendienst medewerkers en monteurs sneller verloopt. Nog een efficiencyslag die wij kunnen maken dus. Deze functionaliteit ondersteunt onze wens om organisatie-breed slimmer te werken.”

Door het digitaliseren van het proces voor het indienen van onkostendeclaraties wordt ook dit proces inzichtelijker. “Onze zusterorganisaties in Frankrijk en Engeland kijken naar ons als het gaat om IT innovaties. Met GO-Spend behouden we deze voorbeeldfunctie.”

Alle klanten

Benieuwd naar wat GO-Spend voor jouw organisatie kan betekenen?

Neem contact op

Of plan een demo met een product specialist