Bedrijf

Wereldwijde logistieke dienstverlener. GO-Spend wordt gebruikt in het Europese hoofdkantoor.

www.kline.com

Sector

Logistieke dienstverlening

Contact

Jan de Witte

Jan de Witte

Algemeen directeur

FTE

1000+ fte

De uitdaging

"K" Line had behoefte aan een geautomatiseerde oplossing voor het gehele purchase-to-pay proces dat kan integreren met het branchspecifieke transportsysteem.

De oplossing

Door GO-Spend te koppelen met het transport systeem wordt de inkoopfactuur automatisch vergeleken met de tariefafspraken die zijn gemaakt met de vervoerders.

Gekoppeld aan de volgende systemen;

Exact Globe - financieel
Modality - transport systeem

Gebruikte app: GO-Spend

Krijg grip en controle op de bedrijfsuitgaven met GO-Spend. De purchase-to-pay applicatie voor financieel en inkoop professionals.

De voordelen

"K" Line

Reference case "K" Line

Bij “K” Line, een van 's werelds grootste transportbedrijven, is inkoop en facturatie sterk verweven met het transportsysteem. De Europese vestigingen zijn verantwoordelijk voor alle transport activiteiten in Europa, het Middellandse Zeegebied en Noord-Afrika. “K” Line en WorkFlowWise werken samen sinds 2001. “K” Line had behoefte aan een geautomatiseerde oplossing voor het gehele purchase-to-pay proces dat kon integreren met het huidige vervoerssysteem.

Jan de Witte, algemeen directeur en financieel controleur van “K” Line in Nederland, is bijzonder blij met de integratie die is gerealiseerd. In het transportsysteem zijn alle verwachte kosten per transportopdracht opgenomen in een zogenaamd vervoerscontract. Deze vervoerscontracten worden geïmporteerd als inkooporders in GO-Spend.

De Witte zegt dat “door de verwachte kosten in het vervoerscontract te matchen met de binnenkomende facturen, kan GO-Spend snel de werkelijke kosten op de factuur met de verwachte kosten in het transportsysteem vergelijken.”

Reverse billing

"We hebben nu een sterke greep op onze inkoop en facturatie dankzij de automatisering", zegt De Witte, "Al onze tariefafspraken worden in het transportsysteem geregistreerd. Sinds de integratie, wordt elk vervoerscontract geïmporteerd naar GO-Spend als inkooporder”.

“Na een transport is voltooid, wordt een facturatievoorstel voor de vervoerder gemaakt. Dit kan worden beschouwd als een pro forma factuur. Wanneer de vervoerder het voorstelfactuur bevestigt kan een echte factuur met het afgesproken bedrag worden verstuurd door de vervoerder.

“Als rederij ontvangen we geen goederen, maar we scannen wel digitaal het goedgekeurde factuurvoorstel in de GO-Spend als ontvangst registratie. Dus het aanvaarde factuurvoorstel van de vervoerder wordt beschouwd als een ontvangst in GO-Spend. Dat is de manier waarop we 3-way matching specifiek voor ons transportbedrijf hebben georganiseerd.

“Wanneer de factuur binnenkomt wordt deze vergeleken met de vervoerscontract (de verplichting) en het goedgekeurde factuurvoorstel (de ontvangst). Als ze overeenkomen, wordt de factuur in het financiële systeem geboekt en zal worden toegevoegd aan de betalingsbatch,” aldus De Witte.

Procesbeheersing

“We zijn blij dat een groot deel van ons advies is opgenomen in de software. We zijn zeer tevreden en zullen binnenkort zelfs een wereldwijd operationeel pakket koppelen. GO-Spend wordt inmiddels ook gebruikt in ons Europese hoofdkantoor in Londen en Ipswich.”De Witte concludeert dat “WorkFlowWise een goede partner voor ons is.

Deze samenwerking biedt ons de mogelijkheid om de interne controle te optimaliseren. En niet minder belangrijk: we kunnen aanzienlijk besparen op mankracht.”

Alle klanten

Benieuwd naar wat GO-Spend voor jouw organisatie kan betekenen?

Neem contact op

Of plan een demo met een product specialist