Limagrain Benelux

De uitdaging

Door een rommelig proces was Limagrain niet altijd in staat om binnen de betalingstermijn facturen te betalen. Dat moest opgelost worden.

De oplossing

Het geautomatiseerde factuurverwerkingsproces in Onventis Buyer zorgt voor tijdige betalingen. Het digitale archief biedt daarnaast inzicht en heeft het logge papieren archief vervangen.

Gekoppeld aan MS Dynamics AX.

De voordelen

• De investering in Onventis Buyer is binnen 3 jaar terugverdiend en het werkplezier onder medewerkers substantieel verhoogd.
• Facturen worden sneller afgehandeld en daardoor ook altijd op tijd betaal.
• De Belastingdienst juicht de nieuwe werkwijze bij Limagrain toe.
• Printkosten zijn drastisch verminderd en de lege archiefruimte is nu ingericht als een kolfruimte voor jonge moeders.

Reference case Limagrain Benelux

In 2010 heeft Limagrain, Nederlands grootste plantenveredelaar en aanbieder van landbouwzaaizaden voor professioneel gebruik in de voeder- en akkerbouw en groensector, de stap gemaakt naar een gedigitaliseerd factuurverwerkingsproces.

Jan-Pieter Moerdijk, CFO Benelux, licht zijn ervaringen over het gebruik van Onventis Buyer bij de Nederlandse en de Belgische vestigingen toe.

Moerdijk: “Limagrain wilde al langere tijd het papieren factuurverwerkingsproces vervangen door een compleet gedigitaliseerd proces. Vanuit mijn verleden bij Philips ben ik bekend met de voordelen van een volledig digitaal factuurverwerking proces. Het vertrek van een medewerker coderen hebben wij aangegrepen om daadwerkelijke actie te nemen. Na drie jaar hadden we de investering reeds terugverdiend en is het werkplezier onder de medewerkers substantieel verhoogd”.

“Van een rommelige factuurstroom naar een efficiënt proces”

Voor het gebruik van Onventis Buyer was het factuurverwerkingsproces verre van optimaal. “Het proces dat wij hadden was niet slecht, maar het was wel rommelig. We kregen ook veel aanmaningen omdat wij niet in staat waren om binnen de gestelde betalingstermijn facturen te betalen”, zegt Jan-Pieter.

Medewerkers die binnenkomende facturen moesten goedkeuren waren vaak onderweg waardoor facturen dagenlang bleven liggen. “Facturen die binnenkomen werden goedgekeurd door de hoofd van de afdeling terwijl de daadwerkelijke aanschaf was gedaan door een medewerker op de werkvloer. Wij hadden derhalve geen idee of de goederen naar wens waren afgeleverd”.

Sinds het gebruik van Onventis Buyer met een gestructureerd procuratieschema weet men precies wat de status is van een factuur, de goedkeuring van de facturen geschiedt plaats onafhankelijk en facturen worden op tijd betaald.

“Geen speld meer tussen te krijgen”

De Belastingdienst juicht de nieuwe werkwijze bij Limagrain toe. Jan-Pieter: “De Belastingdienst ziet een kwalitatief beter proces waarbij de facturen op een gestructureerde manier worden verwerkt. Ook onze accountants zijn fan van de software van Onventis Buyer door het ingerichte procuratieschema. De audit van het systeem gaf aan dat er geen speld meer tussen te krijgen is.”

Het factuurverwerkingsproces volgt alle vereisten van de wet en regelgeving. Zowel externe stakeholders als de medewerkers zijn blij met de oplossing. “Door bewust te kiezen voor een gefaseerde inrichting van de software kon ook de koppeling met Microsoft Axapta snel worden gerealiseerd.”

“De voordelen gaan veel verder dan de financiële afdeling”

In relatief weinig tijd heeft Limagrain nu een oplossing geïmplementeerd die meer gemak en transparantie heeft gebracht in een heel belangrijk onderdeel van het primaire proces, namelijk het goedereninkoopproces.

“Juist in deze tijden kan een gedigitaliseerd factuurverwerking proces financiële voordelen brengen voor de organisatie,” zegt Jan-Pieter, “De besparingen die wij hebben gerealiseerd waren van te voren niet in te schatten, maar te veel om op te noemen. Doordat facturen direct digitaal beschikbaar zijn, zijn medewerkers niet meer constant op zoek naar zoekgeraakte facturen en wordt bespaard op printkosten. Een leuk onverwacht gevolg van het gebruik van een digitale archief was de halvering van onze archiefruimte , zodat een wettelijk verplichte kolfruimte voor jonge moeders kon worden ingericht.”