Navigeer naar een Spend Management functionaliteit:

Indienen-mobiel
01

Dien bonnetjes en gereden kilometers in met de mobiele app.

Medewerkers hoeven nooit meer papieren bonnetjes in te dienen en financials hoeven ze niet meer te behandelen.

Dankzij onze mobiele app (voor iOS & Android) kunnen medewerkers makkelijk bonnetjes en gereden kilometers declareren. Ze maken een foto van het bonnetje, geven aan om welke kosten het gaat en de app doet de rest.

Alle bonnetjes worden in een kostenoverzicht geplaatst, samen met de gereden kilometers. De medewerker bepaalt zelf wanneer de declaratie wordt ingediend: na een week, een maand of een rit.

go-expense
02

Richt het interne declaratie beleid in

Tijdens de implementatie kan je eenvoudig de regels per type declaratie inrichten. Per type declaratie worden maximale vergoedingen, privé- of andere toelagen en andere factoren die gelden voor dat type kosten ingericht in de app. Als een bonnetje niet binnen het beleid past – bijvoorbeeld een declaratie van een te hoge lunch - dan wordt dit direct zichtbaar in het kostenoverzicht. De medewerker kan dan bepalen wat hiermee te doen en zelfs binnen de app vragen om een declaratie in te dienen boven de gebruikelijke limiet. Zodra de manager de declaratie moet goedkeuren, ziet hij een dergelijk verzoek in een andere kleur.

Financiële registratie automatisch aanvullen

Omdat iedere medewerker in Expense Management is gelinkt aan een kostenplaats, worden de onkostenvergoedingen automatisch op de juiste kostenplaats geboekt. Op basis van het type declaratie (lunch, reis-, parkeerkosten etc.) wordt de grootboekrekening toegevoegd. Expense Management completeert de financiële registratie op basis van de keuzes die de indiener maakt.

De financiële afdeling checkt BTW en WKR.
03

Financiële controle, goedkeuren en uitbetalen van declaraties

Het ingediende declaratierapport wordt via de workflow aangeboden aan de administratie. De medewerkers controleren of de financiële registratie, de BTW terugvordering of andere factoren die gelden voor de organisatie klopt. Na goedkeuring van de administratie gaat de declaratie naar de manager voor goedkeuring.

Declaratie goedkeuring

Managers zien in een eenvoudig overzicht wat er per medewerker in een bepaalde periode wordt gedeclareerd. Zij kunnen direct zien waar een verzoek is geplaatst om meer uit te betalen. Een dergelijke uitzondering wordt door de manager geautoriseerd of afgewezen.

Declaratie uitbetaling

Goedgekeurde declaraties worden automatisch in het financiële systeem geboekt voor uitbetaling aan de medewerker.

More functionality to benefit from

mockup-screen.png

Always insights

In approving the transaction, it is clear how much budget is still available.

Faster budgetrs

In approving the transaction, it is clear how much budget is still available.

mockup-screen.png

Title left

Lorem ipsum dolor sit amet

Title right

Lorem ipsum dolor sit amet

mockup-screen.png

Title left

Lorem ipsum dolor sit amet

Title right

Lorem ipsum dolor sit amet

Meer dan 200 organisaties gebruiken Spend Management om grip en controle te krijgen op hun uitgaven

01

Selecteer de functionaliteiten waar je meer over wilt weten.

    Spend Management functies

    Eén geautomatiseerd purchase-to-pay systeem voor financials en inkopers.

    Gebruik alle functies of alleen degene die jij nodig hebt.

    arrow icon
    WorkFlowWise Spend Management - Factuurverwerking

    Factuurverwerking

    Bespaar tijd en verhoog de nauwkeurigheid met automatisering van taken. Koppel facturen automatisch aan leveringen, inkooporders en contracten.

    WorkFlowWise Spend Management - Contractmanagement

    Contractmanagement

    Krijg centraal inzicht in alle (af)lopende contracten. Ontvang als contracteigenaar een taak in de werklijst bij verlenging. Bestel vanuit een mantelcontract en boek periodieke facturen op contract.

    WorkFlowWise Spend Management - Digitaal inkopen

    Digitaal inkopen

    Geeft structuur aan het interne inkooproces en borg dat er voor iedere aankoop aan wordt voldaan. Krijg de uitgaven inzichtelijk en borg dat er bij de vaste leveranciers wordt ingekocht

    WorkFlowWise Spend Management - Medewerker declaraties

    Medewerker declaraties

    Vereenvoudig de goedkeuring en het beheer van claims. Goedgekeurde declaratierapporten worden automatisch geëxporteerd naar het financiële systeem voor terugbetaling aan de werknemer.

    WorkFlowWise Spend Management - Workflow automatisering

    Workflow automatisering

    Verander backoffice lasten in effectieve bedrijfsprocessen met een cloudgebaseerde workflowoplossing.

    Koppel met jouw systemen

    Bekijk alle koppelingen

    Zie direct hoe WorkFlowWise werkt

    Plan een gratis demo en ontdek de applicatie

    Plan live demo Neem contact op