<img alt="" src="https://secure.leadforensics.com/125734.png" style="display:none;"> Verwerk eenvoudig declaraties van medewerkers met GO-Expense

Dien bonnetjes eenvoudig in door een foto te maken met de mobiele telefoon. Geef als manager online of mobiel goedkeuring op declaraties van medewerkers. Richt de interne declaratie procedure eenvoudig in. GO-Expense regelt het voor jou.

Eenvoudig bonnetjes indienen met de mobiele telefoon.
01

Dien bonnetjes en gereden kilometers in met de mobiele app.

Medewerkers hoeven nooit meer papieren bonnetjes in te dienen en financials hoeven ze niet meer te behandelen.

Dankzij onze mobiele app (voor iOS & Android) kunnen medewerkers makkelijk bonnetjes en gereden kilometers declareren. Ze maken een foto van het bonnetje, geven aan om welke kosten het gaat en de app doet de rest.

Alle bonnetjes worden in een kostenoverzicht geplaatst, samen met de gereden kilometers. De medewerker bepaalt zelf wanneer de declaratie wordt ingediend: na een week, een maand of een rit.

Een overzicht met alle declaraties in een periode.
02

Richt het interne declaratie beleid in

Tijdens de implementatie kan je eenvoudig de regels per type declaratie inrichten. Per type declaratie worden maximale vergoedingen, privé- of andere toelagen en andere factoren die gelden voor dat type kosten ingericht in de app. Als een bonnetje niet binnen het beleid past – bijvoorbeeld een declaratie van een te hoge lunch - dan wordt dit direct zichtbaar in het kostenoverzicht. De medewerker kan dan bepalen wat hiermee te doen en zelfs binnen de app vragen om een declaratie in te dienen boven de gebruikelijke limiet. Zodra de manager de declaratie moet goedkeuren, ziet hij een dergelijk verzoek in een andere kleur.

Financiële registratie automatisch aanvullen

Omdat iedere medewerker in GO-Expense is gelinkt aan een kostenplaats, worden de onkostenvergoedingen automatisch op de juiste kostenplaats geboekt. Op basis van het type declaratie (lunch, reis-, parkeerkosten etc.) wordt de grootboekrekening toegevoegd. GO-Expense completeert de financiële registratie op basis van de keuzes die de indiener maakt.

De financiële afdeling checkt BTW en WKR.
03

Financiële controle, goedkeuren en uitbetalen van declaraties

Het ingediende declaratierapport wordt via de workflow aangeboden aan de administratie. De medewerkers controleren of de financiële registratie, de BTW terugvordering of andere factoren die gelden voor de organisatie klopt. Na goedkeuring van de administratie gaat de declaratie naar de manager voor goedkeuring.

Declaratie goedkeuring

Managers zien in een eenvoudig overzicht wat er per medewerker in een bepaalde periode wordt gedeclareerd. Zij kunnen direct zien waar een verzoek is geplaatst om meer uit te betalen. Een dergelijke uitzondering wordt door de manager geautoriseerd of afgewezen.

Declaratie uitbetaling

Goedgekeurde declaraties worden automatisch in het financiële systeem geboekt voor uitbetaling aan de medewerker.

Koppel met jouw systemen

Bekijk alle koppelingen

Zie direct hoe WorkFlowWise werkt

Plan een gratis demo en ontdek de applicatie

Vraag een demo aan Neem contact op