Release Notes V2018.2 - maart 2018

Silverlight
1.1 E-mail
1.2 Interactieve toewijzing
1.3 Upload grote documenten

HTML
2.1 Enter toets
2.2 Linken & filters
2.3 OCR
2.4 Verdelen in periodes
2.5 Vereenvoudigde organisatie wizard
2.6 Linkicoon
2.7 Laad-bar voor documenten
2.8 Multi-currency
2.9 BTW-Segmenten

Silverlight

1.1 E-mail
Het is uiteraard mogelijk om e-mails vanuit GO-Spend te versturen, bijvoorbeeld om een factuur of een order naar een collega of eventueel extern te mailen. De afzender van een dergelijke e-mail vanuit de applicatie is tot op heden noreply@workflowwise.com geweest. Met ingang van de v2018.2 release hebben we dit gewijzigd naar een klant gerelateerd e-mail adres. E-mails vanuit de applicatie worden nu verstuurd met de administratie als domein van het e-mailadres. Daarnaast bestaat er een setting: ‘Email.DefaultSender’ welke gebruikt kan worden, om het standaard afzenderadres in te stellen.

1.2 Interactieve toewijzing
Er bestaat de mogelijkheid om tijdens het verwerken van transacties gebruik te maken van de interactieve toewijzing-functionaliteit. Door dit in te stellen kun je ervoor zorgen dat je bij het goedkeuren een pop-up te zien krijgt waarin je zelf de goedkeurders kunt selecteren voor een bepaalde stap. Tijdens het goedkeuren van een factuur in de Codeer stap kun je bijvoorbeeld een wenselijke 1e goedkeurder selecteren. Tot op heden was het enkel mogelijk om 1 activiteit tegelijkertijd te selecteren waar er middels de pop-up gevraagd werd om een goedkeurder te selecteren. Bij facturen is het echter zo dat er na de Codeer stap een Controle Codeerstap kan zijn, waarin de codering gewijzigd kan worden. De gekozen goedkeurder in de Codeer stap kan dan misschien niet meer van toepassing zijn. Om deze reden hebben we het vanaf deze release mogelijk gemaakt om meerdere activiteiten te kunnen selecteren waarin je voor dezelfde stap de goedkeurders kunt kiezen. De inrichting hiervoor vindt plaats tijdens de opzet/wijziging van een bestaande of nieuwe omgeving middels de inzet van een van onze consultants.

1.3 Upload grote documenten
De Go-Spend applicatie is geoptimaliseerd voor het uploaden van PDF documenten. Gemiddeld gezien zijn dit soort documenten tot 1 MB groot.
We zien echter gebeuren dat de wens om grote documenten toe te voegen aan een willekeurig proces toeneemt. We hebben het daarom technisch mogelijk gemaakt om grote documenten toe te voegen aan een proces, tot wel 1 GB groot. Er bestaat wel een applicatie setting die de maximale grootte van een document generiek bepaalt: ‘Upload file size limit’. Deze komt standaard op 250 MB te staan om overbelasting te voorkomen, uiteraard is deze waarde naar wens te wijzigen door de systeembeheerder.

HTML

2.1 Enter toets
De logica met betrekking tot het in- en uitklappen van de tabbladen in het transactiescherm is vanaf deze release aanwezig. Het gebruik van de Enter knop is zodanig geïntegreerd dat deze het in- en uitklappen van de tabbladen kan triggeren. Daarnaast kun je nu middels de Enter knop ook naar beneden navigeren naar een andere regel binnen de regels-box. Indien je op kopniveau in het laatste veld staat, deze invult en vervolgens op Enter drukt, zal er automatisch een nieuwe regel worden aangemaakt, mits de balans ongelijk is aan 0. Dit duidt er namelijk op dat er een regel aangemaakt dient te worden om de balans van de transactie in orde te maken.

2.2 Linken & filters
Tijdens het boeken van een transactie kan deze nu gelinkt worden aan een andere transactie, bijvoorbeeld een factuur aan een bestelling of een contract op een budget. Tevens zie je nu ook een slimme ‘counter’ die weergeeft met hoeveel transacties de huidige transactie te koppelen is op basis van de ingevulde data:

Indien je het linkscherm opent zie je de beschikbare transacties om mee te koppelen. Wat we in deze release hebben toegevoegd is dat je kunt kiezen tussen 2 verschillende views. Op basis van feedback die we hebben gekregen hebben we een viewtype toegevoegd die de kopgegevens en de regelgegevens combineert in de zogeheten ‘combined’ mode:

Deze is naar voorkeur te selecteren als viewmodus, waarbij de voorkeur zelf gebruikersafhankelijk wordt opgeslagen voor de volgende keren dat dit scherm wordt geopend.

2.3 OCR
Eén van de belangrijkste features in de v2018.2 versie is de mogelijkheid om met de herkende OCR gegevens te werken. Tevens zijn de blauwe kaders met betrekking tot de herkende OCR gegevens zichtbaar geworden in HTML. De omlijningen zijn in de eerste activiteit standaard zichtbaar in de werklijst, in andere stappen of het archief in beginsel niet. Om de kaders van de herkende gegevens handmatig te tonen of juist te verbergen, klik je op de 3 puntjes en vervolgens op Show OCR regions:

Daarnaast hebben we een mooie verbetering doorgevoerd in combinatie met kleurgebruik van de omlijnde gegevens:
Blauw : Om alle herkende gegevens aan te duiden.
Groen : Om het herkende gegeven aan te duiden op basis van het veld waarin je staat op het transactieformulier.
Oranje : Om aan te duiden dat het handmatig ingevoerde gegeven in het transactieformulier niet overeenkomt met het door de OCR herkende gegeven hiervoor.
Wat er tevens gewijzigd is in de HTML versie ten opzichte van de Silverlight versie, is dat de herkende OCR gegevens nu toch ingevuld worden, wanneer de leverancier niet herkend is. Voorheen was het zo dat wanneer de leverancier niet herkend was, dat er dan helemaal geen gegevens werden ingevuld.

2.4 Verdelen in periodes
Een belangrijke feature welke we in de aankomende hebben gerealiseerd is de periode-verdeel functionaliteit.

Bij het opsplitsen van de periode dien je de startperiode en het aantal periodes in te geven. Het splitsen van een bedrag over periodes houdt nu ook rekening met de verslagperiodes welke in de omgeving zijn ingevoerd. Indien deze niet toereikend of gesloten zijn om verder in de toekomst te kunnen boeken wordt het restbedrag na de laatste open periode als nieuwe regel opgevoerd:

2.5 Vereenvoudigde organisatie wizard

In de nieuwe release is het in de HTML-versie vanuit het coderen mogelijk om een organisatie aan te maken middels een vereenvoudigde organisatie wizard. Deze is nog niet volledig conform het gewende in de Silverlight versie, zodoende is het wel mogelijk om in de basis een organisatie aan te maken:

Zoals je kunt zijn de belangrijkste velden in te voeren en op te slaan. De velden zijn standaard optioneel, maar we hebben in deze versie voor de volgende velden een applicatie setting aangemaakt waar je kunt bepalen of het betreffende veld in de wizard optioneel of verplicht is:
- KvK
- Betaalconditie
- Valuta
- BTWnummer
- BTW-Segment
- Levertermijn
- Land
- Adres
- Postcode
- Stad
- Bankrek.
- BTW
- Grootboek
- Kostenplaats
- Kostendrager
- Project

Het plusje tijdens het Coderen om een organisatie aan te maken komt tevoorschijn indien je in het leveranciersveld staat en is dus niet (meer) direct te zien.

De setting heeft als naam Organization.CreateForm(veldnaam):

De setting waardes hebben de volgende betekenis:
0 = veld verbergen
1 = verplicht veld
2 = optioneel veld

Een voorwaarde om überhaupt organisaties aan te kunnen maken vanuit het coderen is een andere setting:

AllowCreateOrganisationsFromWorkFlowWise
Deze dient te waarde True te hebben. Echter, wanneer het in de Silverlight versie al mogelijk is, dient hier geen wijziging voor plaats te vinden.

2.6 Linkicoon
Indien je een bestelling koppelt aan een budget kun je nu ook vanuit de bestelling naar het gekoppelde budget navigeren. Hiervoor is een nieuw icoon geplaatst welke de eerste letter draagt van het gekoppelde proces. In het geval van een link met het budget is het icoontje dus een B:

Eén van de grote voordelen van HTML is dat je de Vorige en Volgende browserknoppen kunt gebruiken, om bijvoorbeeld naar de vorige pagina te navigeren, zonder dat de applicatie zich opnieuw hoeft te laden.

2.7 Laad-bar voor documenten
Bij het selecteren van een transactie wordt altijd het bijbehorende document getoond, indien beschikbaar. Daar het voorheen minder duidelijk was of er nou geen document aan de transactie was gekoppeld of dat het een groot document was waardoor het laden wat langer duurde, hebben we hier een feature aan toegevoegd. Nu zie je een laad-bar bij het laden van het documentplaatje om aan te geven dat de applicatie bezig is met het laden hiervan.

Zie in aangehechte video hoe dit in de HTML versie werkt, door te dubbelklikken op onderstaande link. De laad-bar zie je bovenaan het documentgedeelte van het scherm.

2.8 Multi-currency
Het gebruik van meerdere valuta’s is in deze release ook toegevoegd aan de HTML-versie van GO-Spend. De voorwaarde hiervoor is dat in de Silverlight versie wel de betreffende (afwijkende) valuta is ingevoerd bij de leverancier in de organisatie cockpit:

In de HTML-versie ziet het er op kop- en regelniveau dan als volgt uit:

2.9 BTW-Segmenten

Het gebruik van BTW-segmenten is in deze release nu ook mogelijk in de HTML-versie van GO-Spend. De invoer van BTW-segmenten zijn tevens via de vereenvoudigde organisatie wizard op te voeren in de HTML-versie bij het aanmaken van een leverancier vanuit de transactie.