Release Notes V2019.1 - januari 2019

Silverlight

1.1      Blokkeer-instelling

In de praktijk komen we weleens tegen dat we voor klanten een wijziging door moeten voeren of dat er een andere vorm van onderhoud plaatsvindt. Tot dit moment was er geen specifieke functionaliteit beschikbaar om de toegang bewust te blokkeren voor gebruikers zodat de werkzaamheden ongestoord konden plaatsvinden. Uiteraard is het mogelijk om de gehele omgeving offline te halen, maar zo weten gebruikers niet wat er aan de hand kan zijn, indien zij ook niet door hun eigen applicatiebeheerder geïnformeerd worden.

Daarnaast neemt deze communicatie tijd in beslag voor je organisatie die je uiteraard beter kunt besteden. Om deze reden hebben we een functionaliteit gemaakt waarmee de toegang tot de applicatie voor externe of alle gebruikers geblokkeerd kan worden, met daarbij een duidelijke melding die door de applicatiebeheerder zelf in te stellen is. We hebben hiervoor een aantal nieuwe applicatie instellingen gemaakt, een 3-tal voor de Silverlight versie (SL. als voorloop in de naam van de instelling), maar ook een 3-tal om de toegang enkel voor de HTML-versie te blokkeren:

Sys.BlockUserAccess en SL.Sys.BlockUserAccess             

                Waarden: 0=niet geblokkeerd, 1=geblokkeerd voor alle gebruikers, 2=geblokkeerd voor externe gebruikers

Hieraan verbonden hebben we tevens een aantal sub-applicatie instellingen gemaakt waarin het bericht kan worden ingevoerd welke wordt weergegeven indien de bovenstaande setting op 1 of 2 staat:

Sys.BlockUserAccess.MessageExternal en SL.Sys.BlockUserAccess.MessageExternal

                Dit bericht wordt getoond aan alle externe gebruikers wanneer deze inloggen op het moment dat de bovengenoemde setting op 1 of 2 staat.

Sys.BlockUserAccess.MessageInternal en SL.Sys.BlockUserAccess.MessageInternal

                Dit bericht wordt getoond aan alle volledige gebruikers wanneer deze inloggen op het moment dat de bovengenoemde setting op 1 of 2 staat.

De gebruikers welke onderdeel zijn van de rollen Application Manager en Administrator zien een aangepaste melding, daar het blokkeren van de toegang door deze personen wordt bepaald. Deze melding geeft ter info weer dat de toegang voor externe of alle gebruikers nog steeds is geblokkeerd.

1.2      Rapport genereren via script

Het genereren én versturen van een rapport vanuit een script. Een functionaliteit waarvan het fundament in de applicatie reeds aanwezig was, maar we nu volledig werkend hebben weten te maken. Een script kun je op elk gewenst moment laten uitvoeren, na het indrukken van een knop, na het opslaan van een waarde in een veld, bij het initiëren, goedkeuren of afkeuren van een transactie, of op elk gewenst tijdstip met elke gewenste frequentie.

Vanuit een script was het reeds mogelijk om talloze acties te bewerkstelligen: het vullen van een veld, het sturen van een e-mail inclusief bijlage, het matchen van verschillende transacties, het valideren van data, etc. Nu is het dus ook mogelijk om op de achtergrond aan de hand van een bepaalde actie of structureel een rapport te laten genereren, deze op te slaan én te versturen naar één of meerdere dynamische e-mailadressen.

1.3     Geheugen optimalisatie

Generiek gezien is de performance van onze applicatie binnen HTML hoger dan in Silverlight. Desalniettemin blijven we hard werken aan het verhogen van de performance van de applicatie in Silverlight. Het is bekend dat deze aldaar veel geheugen gebruikt in combinatie met Internet Explorer als browser. Hoe minder geheugen er wordt gebruikt, des te groter de kans dat de applicatie daadwerkelijk sneller werkt. Zodoende hebben we ook in deze release een aantal slimme verbeteringen doorgevoerd waardoor er wordt bespaard op het gebruik van het lokale geheugen.

HTML

2.1      Betaalcontrole

De feature waar we met zijn allen het hardst aan gewerkt hebben deze release is de Betaalcontrole ofwel de: Payment check. Dit was tot op heden het laatste transactie-proces welke vanuit de Silverlight omgeving in HTML nog beschikbaar diende te komen. Wel hebben we dit proces binnen HTML volledig opnieuw gebouwd daar we deze dynamisch wilde maken net zoals bijvoorbeeld het factuurproces.

In Silverlight was de betaalcontrole statisch en niet breed te configureren met betrekking tot bijvoorbeeld de invoervelden en weergaveopties. Daar we zo flexibel mogelijk onze klanten willen bedienen en iedere klant een andere wens kan hebben inzake de manier van het controleren van betalingen, hebben we ervoor gekozen om dit binnen HTML van begin af aan zo configureerbaar mogelijk te maken.

Los hiervan zijn er ook een aantal nieuwe toevoegingen aan de betaalcontrole binnen HTML, zoals:

• Het direct kunnen verifiëren van een niet-geverifieerde bankrekening op regelniveau binnen de betaalcontrole
• Het tonen van opmerkingen per regel in de betaalcontrole zelf, zonder naar de brontransactie te hoeven navigeren
• Het direct laden en tonen van het bron-hoofddocument gekoppeld aan de transactieregel binnen de betaalcontrole transactie

De betaalcontrole is niet direct beschikbaar voor gebruik in HTML zoals je dat gewend bent in de Silverlight versie daar het vanwege de nieuwe structuur nu 2 verschillende processen zijn. Indien je de betaalcontrole in de HTML-versie wilt gaan gebruiken en daarmee de definitieve overstap wilt maken van het volledig verwerken van al je processen in HTML, is het nodig dat je hiervoor contact opneemt met onze Support afdeling.

Het proces dient namelijk nog aan de hand van je inrichting geconfigureerd te worden om er zodanig mee te werken dat dit volledig en naadloos aansluit op je interne proces(sen). Na deze inrichting dient de betaalcontrole in de Silverlight omgeving gedeactiveerd te worden waarbij vanaf ditzelfde moment de betaalcontrole in de HTML-versie geactiveerd kan worden.

Vooralsnog laten we je volledig vrij in het bepalen van het moment van overzetting van dit proces. Indien we na verloop van tijd geen signaal ontvangen dat je voornemens bent om ook het betaalcontrole proces in de HTML-versie te gaan gebruiken nemen we proactief contact met je op om dit alsnog in te plannen en samen uit te voeren.

Hieronder alvast een korte demonstratie van de werking van de betaalcontrole binnen HTML, vastgelegd door Yura, één van onze developers welke heeft gewerkt aan de nieuwe functionaliteit:

2.2      Excel datadump rapport

Alle rapporten konden tot nu toe binnen de applicatie worden gegenereerd en naar wens lokaal gedownload of willekeurig per e-mail verstuurd worden. Omdat deze rapporten in de Cloud gegenereerd worden met een bijbehorende lay-out kan deze actie bij een groot aantal resultaten, enige tijd in beslag nemen. Op dit moment ligt de acceptabele grens bij een resultaat van 10.000 regels.

Dit zijn uiteraard zeer grote rapporten die tevens niet dagelijks genereerd worden, maar het is te begrijpen dat je op een bepaald moment bijvoorbeeld een volledig facturenoverzicht zou willen draaien over het afgelopen jaar. In dit geval kan het resultaat hoger uitvallen dan 10.000 regels, om deze reden hebben we dan ook de data dump functionaliteit geïntroduceerd. De selectie van een bepaalde datadump is te definiëren in de Silverlight versie middels een query:

Het genereren van de daadwerkelijke dump gebeurt in de HTML-versie, net zoals je gewend bent bij een regulier rapport:

Aan de naamgeving is te zien dat het niet om een regulier rapport gaat welke in de Cloud inclusief lay-out wordt gegenereerd, maar om een datadump. Indien een dergelijke dump wordt geselecteerd en op Generate wordt gedrukt, wordt het rapport automatisch gemaild naar het e-mailadres welke gekoppeld is aan de op dat moment ingelogde gebruiker. Het aantal regels wat een dergelijk rapport kan bevatten is tenminste 100.000, de vraag is alleen nog of je Excel applicatie het aankan ;).

2.3      Splitter in transactieschermen

Een mooie verbetering van de gebruikerservaring in deze release is de toevoeging van de zogeheten splitters in de formulier schermen. In de werklijst, het archief en tijdens het initiëren kun je vanaf nu de splitter die het document gedeelte van het formulier gedeelte scheidt zelf slepen en daarmee aanpassen:

Zoals je ziet krimpen en groeien de schermdelen automatisch in en mee bij het verschuiven van de splitter. Deze splitter was reeds aanwezig in het Document import scherm, maar is nu toegevoegd aan alle transactie-schermen waar met een document wordt gewerkt, om het naar eigen willekeur in te delen.

2.4      Nieuw criterium bij check op bestaande organisaties

Bij het aanmaken van een relatie in de applicatie checken we terwijl je typt alvast of de relatie niet reeds bestaat om te voorkomen dat deze dubbel wordt aangemaakt. We gebruiken hier een aantal criteria voor, we checken momenteel op:

• Naam relatie
• KvK
• BTW-nummer
• Adres

Daar hebben we nu het bankrekeningnummer als criterium aan toegevoegd. Indien er tijdens het aanmaken een bankrekeningnummer wordt ingegeven welke reeds bestaat, geven we proactief aan dat dit nummer al bestaat en bij welke relatie.

2.5      Formuliervelden naast elkaar

Een feature waarbij we met het werken met Silverlight in werden beperkt, hebben we in de HTML-versie wel succesvol kunnen implementeren. In een transactieformulier staan de velden normaliter onder elkaar. In HTML kunnen we hier flexibeler mee omgaan, vandaar dat we de code in ons platform zo hebben aangepast dat je nu velden naast elkaar kunt plaatsen.

Kan het nu dus ook naast elkaar:

Indien je op basis van deze nieuwe feature je formulierindeling wilt wijzigen of meer informatie wilt hoe dit als applicatiebeheerder zelf te doen, neem dan contact op met onze Support afdeling om een afspraak in te plannen met één van onze consultants.

2.6      Snelknoppen op regelniveau

Een innovatieve feature in deze release is de mogelijkheid om knoppen toe te voegen op regelniveau. Reeds ben je bekend met de knoppen om transactie defaults op te halen of een transactieregel te linken aan een andere transactieregel. We hebben het nu technisch mogelijk gemaakt om een willekeurige knop toe te voegen en daarachter elke willekeurige actie aan te verbinden. Momenteel is dit al mogelijk op kopniveau, maar nu dus ook voor elke individuele regel.

2.7      Tonen van regel-gekoppelde documenten

Een feature welke we hebben vervroegd op basis van input welke we hebben gekregen van een deel van onze klanten is het kunnen zien welk document aan welke regel hangt. Normaliter zie je alle documenten welke aan de transactie (kopniveau) hangen, maar niet zozeer welk specifiek document er aan een specifieke regel hangt.

Vooral wanneer je gebruik maakt van declaraties is dit een handige aanvulling. Er wordt hierbij namelijk een verzamelstaat gemaakt van alle losse declaraties om deze in één transactie samen te voegen. Elke regel in deze verzamelstaat is dan een op zichzelf staande declaratieregel. Dan wil je dus ook weten welke individueel document er bij een bepaalde regel hoort. Dit zie je nu dus simpelweg door op de regel te klikken waarmee het gekoppelde document van de regel zich automatisch toont. Wanneer je de transactie zelf opent en nog niet op een regel hebt geklikt, zie je het hoofddocument welke op kopniveau is gelinkt.

Het is tevens mogelijk om de brondocumenten te zien van de gekoppelde regel. Denk bijvoorbeeld aan de order PDF die zichtbaar is binnen de factuurtransactie welke gelinkt is aan de betreffende order.

2.8      Linken via bestaande regel

Natuurlijk kun je binnen de applicatie een regel koppelen aan een regel van een andere transactie. Zo kun je bijvoorbeeld een factuur aan een order koppelen of een order aan een budget. Om een regel te koppelen dien je bij het aanmaken eerst op een knopje te drukken om een regel van een ander€ (type) transactie te selecteren.

Het kan in de praktijk echter voorkomen dat je reeds een losse regel hebt aangemaakt en niet van plan was om deze te koppelen. Later blijkt bijvoorbeeld dat je de regel toch wilt koppelen. Zodoende dien je de aangemaakte regel te verwijderen om vervolgens op het link-knopje te drukken en zo een gekoppelde regel aan te maken.

Vanaf nu hoef je de regel niet meer eerst te verwijderen, je kunt namelijk een bestaande regel koppelen door deze te selecteren om vervolgens via het knopje met de 3 puntjes de daadwerkelijke koppeling te maken:

2.9      Gebruikerservaring: Whatfix

WorkFlowWise hecht veel waarde aan de gebruikerservaring en investeert daarom ook veel in het continue verbeteren hiervan. Eind 2018 hebben we er voor gekozen om een stukje code te integreren binnen onze applicatie, genaamd Whatfix. Whatfix is een plug-in waarmee je de gebruikerservaring kunt verbeteren door interactieve communicatie met de gebruikers van onze applicatie. Dit gebeurt in de vorm van tooltips, interactieve en stapsgewijze uitleg, een zelf-hulp menu met gekoppelde flows en meer:

Zoals je ziet, kun je links onderin een takenlijst vinden en aan de rechterkant van het scherm een uitklapbaar zelf-hulp gedeelte waarbij je stapsgewijs per scenario door de applicatie heen geleid wordt. Middels deze integratie willen we vooral nieuwe gebruikers helpen om de applicatie te ontdekken door deze op interactieve wijze uit te leggen. Tevens zullen we deze functionaliteit in de toekomst gaan gebruiken om nieuwsberichten te communiceren, waaronder nieuwe functionaliteiten, release-aankondigingen, release notes en meer.

We kunnen deze functionaliteit per klantomgeving configureren, aan- en uitzetten. Indien je tips of suggesties hebt inzake hetgeen je zou willen zien om het de gebruikers binnen je organisatie eenvoudiger te maken, schroom dan niet om dit aan ons door te geven. In deze release hebben we de technische integratie afgerond, dus vanaf de productie release zul je vanzelf meer content toegevoegd zien worden.

2.10      Bugs

Zoals je weet zijn we nog altijd hard bezig met het bouwen aan onze applicatie binnen HTML. Omdat in de IT, technische ontwikkeling een fase is welke in de praktijk zeer intensief en omvattend is gaan hier altijd wel bugs mee gepaard. Om deze reden besteden we dan ook elke release een vaste periode aan het zoeken en verhelpen van bugs welke alle nieuwe functionaliteiten met zich mee zouden kunnen brengen. Een aantal voorbeelden van bugs welke we in deze release hebben opgelost zijn:

• Zoek en filter performance optimalisaties
• Navigeren over de pagina middels pijltjestoetsen
• Zichtbaarheid e-mail bijlagen tijdens import